“การแลกนามบัตร” ในญี่ปุ่น วัฒนธรรมที่เป็นดังศิลปะแขนงหนึ่ง

มารยาทคือทุกอย่างในญี่ปุ่น แม้แต่เรื่องพื้นฐานอย่างการแลกนามบัตรก็ไม่มีข้อยกเว้น! ถึงขนาดที่บริษัทหลายแห่งมีการจัดงานอบรมการแลกนามบัตรให้พนักงานใหม่เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ทำบริษัทเสียหน้ากันเลยทีเดียว หากคุณกำลังคิดจะทำงานในญี่ปุ่น บทความนี้จะสอนเคล็ดลับเกี่ยวกับมารยาทในการแลกนามบัตรของญี่ปุ่นที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อสร้างความประทับใจให้กับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณในอนาคต บอกเลยว่าจะทำให้คุณปีนบันไดแห่งความสำเร็จขึ้นไปได้อย่างแน่นอน!

มารยาทในการแลกนามบัตรของญี่ปุ่น

套裝女子正遞著自己的名片給穿著工作服的客人男子

◆ จังหวะในการแลก

นามบัตรเป็นสิ่งที่ควรแลกเมื่อพบหน้าและทักทายกันเป็นครั้งแรก ดังนั้น ก่อนจะไปร่วมงานพบปะใดๆ ก็ควรเช็คให้แน่ใจก่อนว่าคุณมีนามบัตรเพียงพอและมีเคสสำหรับใส่นามบัตรโดยเฉพาะ รวมถึงเตรียมใจให้พร้อมสำหรับการแลกนามบัตรด้วย

◆ ใครควรให้ก่อน?

ปกติแล้วแขกหรือผู้รับการว่าจ้างควรจะเป็นฝ่ายเริ่ม แต่หากแขกมีสถานะสูงกว่าก็อาจเป็นไปในทางตรงกันข้ามได้ ทุกอย่างจึงขึ้นอยู่กับสถานการณ์เสียมากกว่า ในกรณีที่ผู้มีสถานะสูงกว่าเป็นฝ่ายมอบนามบัตรให้คุณก่อน ขอแนะนำให้ตอบกลับว่า “Moushi okuremashita” (ขอโทษที่ช้าครับ/ค่ะ) เพื่อสร้างความประทับใจที่ดี

*ในที่ทำงานของญี่ปุ่น ผู้ว่าจ้างจะมีสถานะสูงกว่าผู้รับการว่าจ้างเสมอ โดยไม่คำนึงถึงอายุและสถานะทางสังคมของแต่ละฝ่าย

◆ ลำดับการแลกในกรณีที่แลกหลายคน

เมื่ออยู่ในกลุ่มใหญ่ การแลกควรเริ่มจากสมาชิกที่อาวุโสที่สุดของฝ่ายจัดงานกับสมาชิกที่อาวุโสที่สุดในฝ่ายแขก จากนั้นจึงค่อยลดหลั่นลงมาตามลำดับความอาวุโส

ตัวอย่าง:
ฝ่ายจัดงาน: คุณ, ผู้จัดการ, ผู้จัดการอาวุโส
ฝ่ายแขก: ผู้รับผิดชอบ, ผู้ควบคุมดูแล

ลำดับการแลกควรเป็นดังนี้:

ผู้จัดการอาวุโส ←→ ผู้ควบคุมดูแล
ผู้จัดการอาวุโส ←→ ผู้รับผิดชอบ
ผู้จัดการ ←→ ผู้ควบคุมดูแล
ผู้จัดการ ←→ ผู้รับผิดชอบ
คุณ ←→ ผู้ควบคุมดูแล
คุณ ←→ ผู้รับผิดชอบ

กฎในการแลกนามบัตร

  • แม้ว่าคุณกำลังนั่งอยู่ก็จำเป็นต้องยืนขึ้นเพื่อแลกนามบัตร ห้ามยื่นข้ามโต๊ะเป็นอันขาด
木造空間裡兩位男子起身在桌旁交換名片
  • วางบัตรไว้บนเคสตามจำนวนคนที่ต้องการแลก และถือสองฝั่งของบัตรไว้ด้วยมือทั้งสองข้างโดยไม่ให้บังชื่อหรือโลโก้ของบริษัท
穿著西裝外套的女子正拿著自己的名片給對面男子
  • ทำให้แน่ใจว่าบัตรหันเข้าหาผู้รับ (ผู้รับสามารถอ่านได้)
  • ระหว่างการแลก มือควรอยู่ระดับหน้าอกและถือบัตรให้ต่ำกว่าบัตรของฝ่ายตรงข้ามเล็กน้อยเพื่อเป็นการแสดงความเคารพ จากนั้นจึงบอกชื่อบริษัท แผนก และชื่อของคุณ โดยปิดท้ายว่า “Yoroshiku onegaishimasu” (ขอฝากเนื้อฝากตัวด้วยครับ/ค่ะ)
一位中年西裝上班族和一位年輕西裝男子正在交換名片
  • รับบัตรของอีกฝ่ายด้วยมือซ้ายของคุณโดยระวังไม่ให้นิ้วบังโลโก้และชื่อบริษัทของเขา และขณะรับก็ให้กล่าวออกไปด้วยว่า “Choudai itashimasu” (ยินดีที่ได้รับครับ/ค่ะ)
兩位穿著西裝的男子正在交換名片一手握著自己的名片左手準備拿對方的名片
  • หลังจากรับนามบัตรแล้วให้ศึกษาชื่อและข้อมูลอย่างละเอียด หากคุณอ่านชื่อไม่ออก ก็ให้ลองสอบถามอย่างสุภาพ เช่น “Suteki na onamae desu ne. Nanto oyomisureba yoroshii deshouka?” (เป็นชื่อที่ดีมากเลยนะครับ ขอสอบถามหน่อยได้ไหมครับว่าควรออกเสียงอย่างไร?)

◆ วิธีจัดระเบียบนามบัตร

  • หากคุณแลกนามบัตรกับคนคนเดียว ให้วางนามบัตรที่ได้รับไว้บนเคสใส่บัตรของคุณ (ตามรูปด้านล่าง) ห้ามวางลงบนโต๊ะโดยตรงเด็ดขาด
桌子上放著掀開的空白筆記本和放在名片夾上的名片
  • หากคุณแลกนามบัตรกับคนหลายคน ให้วางบัตรของคนที่มีตำแหน่งสูงสุดไว้บนเคสใส่บัตรของคุณ และวางบัตรที่เหลือไว้บนโต๊ะ
  • หากมีคนอยู่เป็นจำนวนมาก ไม่จำเป็นต้องวางบัตรของพวกเขาไว้บนเคสใส่บัตรของคุณ แต่ให้เรียงมันไว้บนโต๊ะตามลำดับที่นั่งของผู้ให้ (ตามรูปด้านล่าง)
男人在會議桌上擺放著三張排放整齊的名片以及筆和便條紙
  • หากมีพื้นที่บนโต๊ะน้อย ก็สามารถเก็บบัตรที่ได้รับใส่ในเคสได้

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

  • จับโดนโลโก้บริษัทของอีกฝ่ายในระหว่างที่กำลังรับนามบัตรของพวกเขา
  • หยิบนามบัตรของคุณออกมาจากกระเป๋าเสื้อหรือกระเป๋าสตางค์โดยตรงโดยไม่มีเคสใส่บัตร
  • ให้นามบัตรที่มีรอยพับ ยับ หรือสกปรก
  • เล่นกับนามบัตรของอีกฝ่ายในระหว่างที่คุย
  • ใช้ด้านหลังนามบัตรของคนอื่นเพื่อจดโน๊ต
  • ลืมนำนามบัตรกลับบ้าน
  • แลกนามบัตรข้ามโต๊ะ

จัดนามบัตรที่คุณได้รับ

一邊使用鍵盤和滑鼠前面堆放著零散的名片

นามบัตรเป็นทรัพยากรล้ำค่าที่มีข้อมูลสำคัญอยู่มากมาย เช่น ชื่อ บริษัท และแผนก เราจึงขอแนะนำให้แบ่งประเภทนามบัตรหลังการแลกเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีและราบรื่นในอนาคต

แม้ว่าจะดูขัดแย้งกับที่เราได้กล่าวไปแล้ว แต่ก็มีผู้คนไม่น้อยที่นิยมจดโน๊ตไว้หลังนามบัตรเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคต เช่น วันที่แลกบัตรหรือบุคลิกเจ้าของบัตร แน่นอนว่ามันเสียมารยาทมากหากทำสิ่งนี้ต่อหน้าเจ้าของบัตรจึงควรเก็บไว้ทำภายหลัง บริษัทบางแห่งมีฐานข้อมูลนามบัตรอยู่ จึงไม่ควรลืมที่จะใส่ข้อมูลลงไปด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้ก็ไม่ควรโยนนามบัตรที่ไม่ต้องการลงถังขยะด้วยเช่นกัน เนื่องจากมีข้อมูลส่วนบุคคล จึงควรจัดการด้วยเครื่องทำลายเอกสารแทน

วิธีรับมือกับสถานการณ์ที่น่าอึดอัด

兩名女子正在窗邊笑容滿面地交換名片

◆ กรณีที่ลืมนามบัตรหรือพกติดตัวมาไม่พอ

หากคุณลืมนามบัตรหรือนำติดตัวมาไม่พอ ห้ามพูดว่า “Meishi wo wasuremashita” (ฉันลืมนามบัตรครับ/ค่ะ) หรือ “Meishi ga arimasen” (ไม่มีนามบัตรครับ/ค่ะ) แต่ให้ขอโทษด้วยประโยคว่า “Moushiwake gozaimasen, tadaima meishi wo kirashite orimashite…” (ต้องขอโทษด้วยครับ/ค่ะ พอดีว่าตอนนี้นามบัตรหมดแล้ว…) และตามด้วยการรายงานที่ชัดเจนเกี่ยวกับบริษัท แผนก และชื่อของคุณ

ในบางสถานการณ์ คุณสามารถให้นามบัตรได้ในครั้งต่อไปที่เจอกัน หรือส่งอีเมลไปพร้อมกับการแนะนำตัวคร่าวๆ และกล่าวขอโทษ หลังจากที่กลับไปถึงออฟฟิศเพื่อรักษาภาพลักษณ์ที่ดี

◆ กรณีที่พลาดการแลกนามบัตร

หากคุณพลาดการแลกนามบัตรด้วยเหตุผลบางประการ เช่น มาถึงช้ากว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ให้รอจนจนการสนทนาแล้วจึงค่อยพูดว่า “Osoreirimasu ga, omeishi wo ichimai itadakenai deshouka?” (ขอโทษด้วยครับ รบกวนขอนามบัตรใบหนึ่งได้ไหมครับ?) ซึ่งเป็นวิธีที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวางมากในสังคมการทำงานของญี่ปุ่น

คุณอาจสงสัยว่าความซับซ้อนเหล่านี้มีไปเพื่ออะไร แต่เราอยากแนะนำว่าไม่ต้องมองว่าสิ่งเหล่านี้เป็นกฎ แต่เป็นแนวทางเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้อีกฝ่ายรู้สึกไม่ดีแทน และในขณะเดียวก็เป็นการแสดงความเคารพไปในตัวด้วย หากคุณวางแผนจะทำธุรกิจในญี่ปุ่น การจดจำมารยาทเหล่านี้ก็นับเป็นก้าวแรกที่สำคัญต่อการสร้างความน่าเชื่อถือทางธุรกิจและเป็นบันไดขั้นแรกของเติบโตในหน้าที่การงานของคุณเลย!

หากมีคำถาม คำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับบทความของเรา สามารถติดต่อและติดตามเราผ่านทางเฟซบุ๊กได้เลย !

เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่

1 Shares:
บทความที่เกี่ยวข้อง
อ่านเพิ่มเติม

เจาะลึกเงื่อนไขการประกอบอาชีพในญี่ปุ่น : ทักษะ “ผู้ดูแล” (介護) คืออะไร?

หากต้องการได้สถานภาพการพำนักที่สามารถทำงานในญี่ปุ่นได้อย่างถาวร อาชีพผู้ดูแลก็เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจไม่น้อย สำหรับประเทศญี่ปุ่นที่กำลังกลายเป็นสังคมผู้สูงอายุ จำนวนของผู้ที่ต้องได้รับการดูแลก็มีมากขึ้นเรื่อยๆ ในขณะที่ค่อนข้างจะขาดแคลนผู้ดูแล หนึ่งในมาตรการรับมือที่หลายๆ คนคาดหวังไว้ก็คือ การรับแรงงานจากต่างประเทศนั่นเอง ในบทความนี้ เราจะไปทำความรู้จักกับบททดสอบจำเป็นในการเป็นผู้ดูแลในญี่ปุ่น รวมถึงสถานภาพการพำนักที่อาชีพนี้จะได้รับกัน
อ่านเพิ่มเติม

เคล็ดลับ “แนะนำตัวภาษาญี่ปุ่น” เพิ่มความประทับใจในการสัมภาษณ์งาน

คุณคิดว่าสิ่งสำคัญที่สุดในการสัมภาษณ์งานคืออะไร? ในความเห็นของผู้เขียน สิ่งที่สำคัญที่สุดก็น่าจะเป็น "จิโกโชไก" หรือ การแนะนำตัว ซึ่งเป็นส่วนที่หลายๆ คนมักจะมองข้าม แต่อันที่จริงแล้ว การแนะนำตัวที่น่าประทับใจนั้นจะสามารถทำให้การสัมภาษณ์ของคุณราบรื่นไปจนจบได้เลยทีเดียว หากคุณอยากรู้ว่ามีเรื่องอะไรที่ควรใส่ใจในการเตรียมบทพูดสำหรับแนะนำตัวให้กับบริษัทญี่ปุ่นบ้าง ก็ตามไปอ่านบทความนี้ เพื่อเรียนรู้เคล็ดลับที่จะทำให้คุณสามารถแนะนำตัวได้อย่างน่าประทับใจกันเลย
เคล็บลับการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น
อ่านเพิ่มเติม

สิ่งที่ต้องรู้หากทำงานในบริษัทญี่ปุ่น! เคล็ดลับในการสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน

เมื่อทำงานในบริษัท เป็นธรรมดาที่จะกังวลเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ในบทความนี้ เราจะมาแนะนำสิ่งที่คุณควรระวังในการทำงานในญี่ปุ่นเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน จากความเห็นของชาวต่างชาติผู้มีประสบการณ์จริงที่ทำงานในญี่ปุ่น
อ่านเพิ่มเติม

คู่มือหาอินเทิร์นชิพ (ฝึกงาน) ในญี่ปุ่น รวมทุกเรื่องที่ชาวต่างชาติต้องรู้!

การฝึกงานเป็นวิธีที่ดีในการเรียนรู้วัฒนธรรมและการปฏิบัติเชิงธุรกิจของประเทศต่างๆ แม้แต่ "ญี่ปุ่น" ที่เป็นหนึ่งในจุดมุ่งหมายในการทำงานของคนจำนวนมาก ก็มีความต้องการแรงงานต่างชาติมาฝึกงานเพิ่มขึ้นทุกปีเช่นกัน อย่างไรก็ตาม การฝึกงานยังถือเป็นแนวคิดที่ใหม่สำหรับประเทศญี่ปุ่น ดังนั้นจึงค่อนข้างหาข้อมูลได้ยาก ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูประโยชน์ที่ได้จากการฝึกงานในญี่ปุ่น พร้อมบอกให้คุณรู้ว่ามีอะไรบ้างที่ชาวต่างชาติสามารถทำได้หรือควรระวังไว้ ถ้าพร้อมแล้วก็ไปดูกันเลย!