Tata krama sangat diutamakan di Jepang. Bahkan, mencakup hal-hal-hal sederhana seperti bertukar kartu nama! Faktanya, ada banyak perusahaan yang mengadakan sesi pelatihan kartu nama bagi karyawa baru untuk memastikan mereka tidak mempermalukan perusahaan. Jika Anda berniat bekerja di Jepang, bacalah artikel ini untuk mengetahui tips dan trik seputar etika bertukar katu nama di Jepang. Anda pasti akan memberi kesan yang baik kepada klien dan rekan kerja, serta perlahan-lahan melangkah menuju kesuksesan!
Etika Bertukar Kartu Nama
◆ Pemilihan Waktu
Kartu nama seharusnya ditukar saat pertama kali bertemu dan menyapa. Sebelum pergi untuk rapat atau pertemuan apa pun, periksa kembali stok kartu nama Anda yang disimpan dalam tempat khusus dan siapkan mental untuk proses tersebut.
◆ Siapa yang Harus Berinisiatif?
Umumnya, pihak yang berkunjung atau penerima pembayaran yang harus berinisiatif mendahului pertukaran. Namun, jika posisi pihak yang berkunjung lebih tinggi, bisa jadi sebaliknya. Semua tergantung pada situasi. Apabila orang dengan kedudukan yang lebih tinggi lebih dulu membagikan kartu nama mereka, segera respon dan mengucapkan “moushi okuremashita” (Maaf, saya terlambat) untuk meninggalkan kesan yang baik.
*Terlepas dari status sosial dan usia seseorang, di perusahaan Jepang pihak pembayar memiliki kedudukan lebih tinggi daripada yang menerima pembayaran.
◆ Bertukarlah dengan Banyak Orang
Ketika Anda menghadiri pertemuan besar, penukaran kartu nama harus dimulai dengan anggota paling senior dari pihak tuan rumah ke anggota paling senior dari pihak yang berkunjung. Kemudian, dilanjutkan dalam urutan senioritas ke bawah.
Contoh:
Tuan Rumah Acara: Anda, Manajer, Senior Manajer
Pengunjung Acara: Penanggung Jawab, Supervisor
Urutan Pertukaran yang Tepat:
Senior Manajer ←→ Supervisor
Senior Manajer ←→ Penanggung Jawab
Manajer ←→ Supervisor
Manajer ←→ Penanggung Jawab
Anda ←→ Supervisor
Anda ←→ Penanggung Jawab
◆ Aturan Pertukaran
- Meskipun sudah duduk, Anda harus berdiri untuk menukar kartu nama. Jangan menyerahkan kartu di atas meja.
- Siapkan kartu nama Anda pada kotak khusus sesuai kebutuhan. Pegang setiap sisi kartu dengan kedua tangan tanpa menutupi logo atau nama perusahaan.
- Pastikan posisi kartu menghadap ke penerima agar tulisan dapat terbaca olehnya.
- Saat menyerahkan, tangan Anda harus berada di depan dada dan arahkan kartu nama sedikit di bawah tangan penerima untuk menunjukkan rasa hormat. Sebutkan perusahaan, departemen, dan nama Anda, lalu sertakan kalimat penutup “yoroshiku onegaishimasu” (Senang bertemu dengan Anda).
- Ambil kartu nama lawan bicara Anda dengan tangan kiri sambil berhati-hati agar tidak menghalangi logo dan nama perusahaan mereka. Saat Anda menerimanya, ucapkan “choudai itashimasu” (Saya terima, terima kasih).
- Setelah menerima kartu, pelajari nama dan informasi yang tercetak dengan cermat. Jika Anda tidak bisa membaca namanya, coba tanyakan dengan sopan bagaimana cara membaca kata yang tidak dimengerti. Misalnya, “suteki na onamae desune. Nanto oyomisureba yoroshii deshouka?” (Anda memiliki nama yang bagus! Bagaimana Anda mengucapkannya, jika tidak keberatan saya bertanya?).
◆ Cara Mengatur Kartu Nama
- Apabila Anda bertukar kartu nama hanya dengan satu orang, letakkan kartu nama mereka di atas kotak kartu Anda (seperti pada gambar di bawah). Jangan letakkan langsung di atas meja.
- Jika Anda bertukar kartu nama dengan lebih dari satu orang, letakkan kartu orang dengan kedudukan tertinggi di kotak kartu Anda dan sisanya di atas meja.
- Ketika ada banyak orang yang hadir, Anda tidak perlu meletakkan kartu mereka di kotak kartu. Sebagai gantinya, taruh semua kartu di atas meja dalam urutan pengaturan tempat duduk (seperti yang ditunjukkan di bawah).
- Anda dapat memasukkan kartu ke dalam kotak bila hanya ada sedikit ruang di atas meja.
Hindari Hal-Hal Berikut:
- Menyentuh logo perusahaan klien Anda saat menerima kartu mereka
- Menarik keluar kartu langsung dari saku atau dompet Anda
- Membagikan kartu yang terlipat, kusut, atau kotor
- Memainkan kartu nama klien saat sedang berbicara
- Menggunakan bagian belakang kartu orang lain untuk mencatat
- Lupa membawa pulang kartu nama mereka
- Bertukar kartu di atas meja
Mengelola Kartu Nama yang Anda Terima
Kartu nama adalah barang berharga yang membawa informasi kontak penting, seperti nama seseorang, perusahaan, dan departemen. Agar hubungan bisnis Anda di masa mendatang lancar dan produktif, kami sarankan untuk membuat katalog setelah pertukaran.
Namun, sebenarnya tidak jarang orang menuliskan keterangan seperti tanggal penukaran atau karakteristik orang itu di belakang kartu namanya untuk referensi di masa mendatang. Hanya saja, mereka tidak menulis langsung dihadapan orang tersebut karena sangat tidak sopan. Bagi yang ingin melakukan hal ini, harap lakukan nanti seusai pertemuan. Sekadar informasi, beberapa perusahaan memiliki database kartu nama, jadi jangan lupa juga untuk memasukkan keterangan di sini.
Lebih lanjut, kartu nama yang tidak diperlukan tidak boleh dibuang sembarangan karena berisi informasi pribadi. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, harap gunakan mesin penghancur kertas.
Bagaimana Menghadapi Situasi Canggung
◆ Lupa Bawa Kartu Nama atau Jumlahnya Kurang
Anda lupa membawa kartu nama atau jumlahnya tidak cukup untuk dibagikan? Jangan pernah mengatakan “meishi wo wasuremashita” (Saya lupa bawa kartu nama) atau “meishi ga arimasen” (Saya tidak punya kartu nama). Sebaliknya, Anda harus meminta maaf dengan mengucapkan “moushiwake gozaimasen, tadaima meishi wo kirashite orimashite…” (Mohon maaf, saya kehabisan kartu nama), lalu berikan informasi yang jelas tentang perusahaan, departemen, dan nama Anda.
Tergantung pada situasinya, Anda dapat menyerahkan kartu nama di pertemuan selanjutnya, atau mengirimkannya melalui email bersama dengan kalimat perkenalan singkat dan permintaan maaf setelah Anda kembali ke kantor untuk meninggalkan kesan yang baik.
◆ Kehilangan Kesempatan Bertukar Kartu Nama
Bukan tidak mungkin Anda mengalami kendala di perjalanan sehingga terlambat sampai di pertemuan. Jika Anda mengalami hal seperti itu, tunggu sampai pembicaraan selesai dan katakan, “osoreirimasu ga, omeishi wo ichimai itadakenai deshouka?” (Maaf, boleh saya minta kartu nama Anda?). Di dunia bisnis Jepang hal ini dapat diterima, jadi jangan ragu untuk memintanya.
Anda mungkin berpikir betapa rumitnya hanya untuk bertukar kartu nama. Alih-alih aturan, anggaplah semua itu sebagai pedoman untuk tidak menyinggung pihak lain serta menunjukkan rasa hormat. Jika Anda berencana bekerja di Jepang, mengikuti tradisi dan tata cara bertukar kartu nama merupakan langkah pertama yang penting dalam membangun hubungan kerja yang terpercaya dan untuk mengembangkan karir Anda!
Jika Anda ingin memberikan komentar pada salah satu artikel kami, memiliki ide untuk pembahasan yang ingin Anda baca, atau memiliki pertanyaan mengenai Jepang, hubungi kami di Facebook!
The information in this article is accurate at the time of publication.
