人在职场名片要有!不可不知的日本名片交换礼仪

在重视礼仪的日本,连交换名片都是一门不小的学问,许多公司甚至会因此而为刚从学校毕业的新员工安排研修课程,深怕自家员工出去一不小心就丢了公司的颜面。这一篇将整理日本职场交换名片的基本规则,记住这些小细节,未来在日本职场或者面对日本客户时,一定能派上用场。

交换名片的礼仪

套裝女子正遞著自己的名片給穿著工作服的客人男子

◆交换名片的时机

基本上,交换名片的时机在双方最一开始“见面和打招呼”时,所以在与对方见面之前,必须先确保名片数量充足,并将名片夹拿在手中,以便可随时开始交换名片。

由谁开始交换名片?

一般的情况是由“访客、下级(收款方)”开始递交名片,但是如果访客的地位较高,则也有可能情况相反,需要根据状况随机应变。如果对方地位较高却率先递出名片时,可以加说一句“申し遅れました(我说晚了)”,增添几分有礼的印象。

※补充:在日本职场,付钱方为“上级”、收款方为“下级”,与个人的社会地位与年龄无关。

多人数时的交换顺序

多人数的情况下,由我方职位较高的人开始,依序与对方职位高到低的人进行交换。

例如:
自己公司(我方)的人员有:我、课长、部长
对方的人员有:负责人、负责人的上司

那么交换顺序应为:
部长←→负责人的上司
部长←→负责人
课长←→负责人的上司
课长←→负责人
我←→负责人的上司
我←→负责人

交换名片的规则

  • 即使已经就座,交换名片时也必须起身,而且不可以直接跨越桌子进行交换。
木造空間裡兩位男子起身在桌旁交換名片
  • 将要交换的名片放在名片夹上,双手拿着名片两端,注意不要遮到公司LOGO或者名字,并将名片的正面朝向对方,方便让对方阅读。
穿著西裝外套的女子正拿著自己的名片給對面男子
  • 交换时双手在胸前,名片的位置必须比对方稍微低一些以示尊敬。将名片交出时,要清楚地说出自己的公司、单位、名字跟“よろしくお願いします(请多关照)”。
一位中年西裝上班族和一位年輕西裝男子正在交換名片
  • 用左手接收对方的名片,并注意手指不要遮到对方公司的LOGO和名字,并且说“頂戴致します(已收到)”。
兩位穿著西裝的男子正在交換名片一手握著自己的名片左手準備拿對方的名片
  • 拿到对方名片之后,仔细确认对方的名字以及相关信息。如果遇到不会念的姓名,可以说“素敵なお名前ですね。何とお読みすればよろしいでしょうか?(很棒的名字呢!请问该怎么读呢?)”等,有礼貌地询问。

◆收到名片之后该如何摆放

  • 一对一的交换名片,收到名片之后将名片放在名片夹上(如下图),而不是直接放在桌子上。
桌子上放著掀開的空白筆記本和放在名片夾上的名片
  • 交换名片的对象超过一个人以上,则是将职位最高的人的名片放在名片夹上,其他人的名片放在桌上
  • 如果人数众多,则不必放在名片夹上,而是按照对方座位顺序将名片排列在桌上。
男人在會議桌上擺放著三張排放整齊的名片以及筆和便條紙
  • 如果桌上没有足够的空间可以摆放名片,则可直接收进名片夹里。

不可做的NG范例

  • 接收对方名片时,手指摁在对方公司的LOGO上
  • 直接从口袋或钱包中取出名片
  • 使用有折痕、曲皱、脏掉的名片
  • 一边谈话一边把玩对方的名片
  • 将对方的名片背面当作备忘录作笔记
  • 忘记将对方的名片带回家
  • 在桌子上直接交换名片

名片管理

一邊使用鍵盤和滑鼠前面堆放著零散的名片

名片上面记载着对方的名字、公司、单位等重要的联络信息,是珍贵的人脉资源,因此交换名片之后,建议要妥善地分类保存。

有些人会在名片背面上做备注,例如:名片交换的日期、对方的特征等,以备日后再联络时,可当作聊天的材料派上用场。当然,千万不要在对方本人面前做笔记,这是非常不礼貌的行为。部分公司有导入名片管理系统,回到公司之后也不要忘记输入信息。

此外,如果需要处理不用的名片,不可直接丢弃,要顾虑到这是他人的个人信息,必须使用碎纸机。

交换名片时遇到这些问题该怎么办?

兩名女子正在窗邊笑容滿面地交換名片

◆忘记带名片或名片数量不足

如果忘记带名片或数量不足的时候,千望不要直接说“名刺を忘れました(忘记带名片)”或“名刺がありません(我没有名片)”,而是要用“申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…(非常抱歉,我的名片用完了⋯⋯)”,并且清楚地说出自己的公司、单位和名字。

根据状况,可以等待日后见面时补上自己的名片,或者返回公司后,立刻将自己的名片跟公司简介手册邮寄给对方,并且附上一封道歉信聊表诚意,让对方留下深刻的印象。

◆错过交换名片的时机

如果遇到例如比同公司的人晚到现场等状况,而错过了开头交换名片的时机,可以在谈话结束之后,和对方说一句“恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか?(不好意思,请问能给我一张名片吗?)”来索取对方的名片,也不违反职场礼仪。

也许有人会觉得日本这些繁琐的礼仪规定真的有意义吗?但与其说是规定,不如说这些“步骤与动作”,都是以不让对方感到不愉快为出发点,表示“尊重”的意思。既然身处在重礼仪的日本,记住这些步骤以及规则,让彼此留下良好印象,是建立商业信赖关系重要的第一步。

如果在日本的你正考虑换工作,希望工作成就能更上一层楼,不妨到我们的求职网站“tsunagu Local Jobs”!里面的职位不仅在“tsunagu Local Jobs”刊载,也经过我们的严格筛选,确保有良好薪资奖金、福利制度,并且对外国人友善。只要注册网站,就能免费向同国籍的专员咨询,协助你在日本找到一份优质工作!现在就来注册吧!

本文資訊均以公開時為準。

1 Shares:
You May Also Like