職場在走名片要有!不可不知的日本名片交換禮儀

在重視禮儀的日本,連交換名片都是一門不小的學問,許多公司甚至會因此為新卒社員安排研修課程,深怕自家員工出去一不小心就丟了公司的顏面。這一篇將整理日本職場交換名片的基本(淺)規則,記住這些小細節,未來在日本職場或是面對日本客戶時,一定能派上用場。

交換名片的禮儀

套裝女子正遞著自己的名片給穿著工作服的客人男子

◆交換名片的時機

基本上,交換名片的時機在雙方最一開始「見面和打招呼」時,所以在與對方見面之前,必須先確保名片數量充足,並將名片夾拿在手中,以便可隨時開始交換名片。

由誰開始交換名片?

一般的情況是由「訪客、目下(收款方)」開始遞交名片,但是如果訪客的地位較高,則也有可能情況相反,需要根據狀況臨機應變。如果對方地位較高卻率先遞出名片時,可以加說一句「申し遅れました(我說晚了)」,增添幾分有禮的印象。

※補充:在日本職場,付錢方為「目上」收款方為「目下」,與個人的社會地位與年齡無關。

多人數時的交換順序

多人數的情況下,由我方職位較高的人開始,依序與對方職位高到低的人進行交換。

例如:
自社(我方)的人員有:我、課長、部長
對方的人員有:負責人、負責人的上司

那麼交換順序應為:
部長←→負責人的上司
部長←→負責人
課長←→負責人的上司
課長←→負責人
我←→負責人的上司
我←→負責人

交換名片的規則

  • 即使已經就座,交換名片時也必須起身,而且不可以直接跨越桌子進行交換。
木造空間裡兩位男子起身在桌旁交換名片
  • 將要交換的人數份名片放在名片夾上,雙手拿著名片兩端,注意不要遮到公司LOGO或是名字,並將名片的正面朝向對方,方便讓對方閱讀。
穿著西裝外套的女子正拿著自己的名片給對面男子
  • 交換時雙手在胸前,名片的位置必須比對方稍微低一些以示尊敬。將名片交出時,一邊清楚說出自己的公司、單位、名字「よろしくお願いします(請多關照)」
一位中年西裝上班族和一位年輕西裝男子正在交換名片
  • 用左手接收對方的名片,並注意手指不要遮到對方公司的LOGO和名字,並且說「頂戴致します(已收到)」。
兩位穿著西裝的男子正在交換名片一手握著自己的名片左手準備拿對方的名片
  • 拿到對方名片之後,仔細確認對方的名字以及相關資訊。如果遇到不會念的姓名,可以說「素敵なお名前ですね。何とお読みすればよろしいでしょうか?(很棒的名字呢!請問該怎麼讀呢?)」等,有禮貌地詢問。

◆收到名片之後該如何排放

  • 一對一的交換名片,收到名片之後將名片放在名片夾上(如下圖),而不是直接放在桌子上。
桌子上放著掀開的空白筆記本和放在名片夾上的名片
  • 交換名片的對象超過一個人以上,則是將職位最高的人的名片放在名片夾上,其他人的名片放在桌上
  • 如果人數眾多,則不必放在名片夾上,而是依照對方座位順序將名片排列在桌上。
男人在會議桌上擺放著三張排放整齊的名片以及筆和便條紙
  • 若桌上沒有足夠的空間可以擺放名片,則可直接收進名片夾裡。

不可做的NG範例

  • 接收對方名片時,手指摁在對方公司的LOGO上
  • 直接從口袋或錢包中取出名片
  • 使用有摺痕、曲皺、髒掉的名片
  • 一邊談話一邊把玩對方的名片
  • 將對方的名片背面當作備忘錄作筆記
  • 忘記將對方的名片帶回家
  • 在桌子上直接交換名片

名片管理

一邊使用鍵盤和滑鼠前面堆放著零散的名片

名片上面記載著對方的名字、公司、單位等重要的聯絡訊息,是珍貴的人脈資源,因此交換名片之後,建議要妥善的分類保存。

有些人會在名片背面上做備註,例如:名片交換的日期、對方的特徵等,以備日後再聯絡時,可當作聊天的材料派上用場。當然,千萬不要在對方本人面前做筆記,這是非常不禮貌的行為。部分公司有導入名片管理系統,回到公司之後也不要忘記輸入資訊。

此外,如果需要處理不用的名片,不可直接丟棄,要顧慮到這是他人的個資,必須使用碎紙機。

交換名片時遇到這些問題該怎麼辦?

兩名女子正在窗邊笑容滿面地交換名片

◆忘記帶名片或名片數量不足

如果忘記帶名片,或數量不足的時候,千望不要直接說「名刺を忘れました(忘記帶名片)」或「名刺がありません(我沒有名片)」,而是要用「申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…(非常抱歉,我的名片用完了⋯)」,並且口頭清楚地報上自己的公司、單位和名字。

根據狀況,可以等待日後見面時補上自己的名片,或是返回公司後,立刻將自己的名片跟公司簡介手冊郵寄給對方,並且附上一封道歉信聊表誠意,讓對方留下深刻的印象。

◆錯過交換名片的時機

如果遇到像是比同公司的人晚到現場等狀況,而錯過了開頭交換名片的時機,可以在談話結束之後,和對方說一句「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか?(不好意思,請問能給我一張名片嗎?)」來索取對方的名片,也不違反職場禮儀。

也許有人會覺得日本這些繁瑣的禮儀規定真的有意義嗎?但與其說是規定,不如說這些「步驟與動作」,都是以不讓對方感到不愉快為出發點,表示「尊重」的意思。既然身處在重禮的日本,記住這些步驟以及規則,讓彼此留下良好印象,是建立商業信賴關係重要的第一步。

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