เมื่อเด็กใหม่ต้องมาเป็น “ออแกไนเซอร์” ประจำแผนกในบริษัทญี่ปุ่น ควรทำอย่างไร ไปดูกัน!

ในบริษัทญี่ปุ่นนั้น นอกจากจะมีการแบ่งหน้าที่ตามตำแหน่งหลักๆ ของทุกคนแล้ว ยังมีการแบ่งงานจิปาถะในแผนกเอาไว้อย่างชัดเจนด้วย ซึ่งหนึ่งในหน้าที่ที่มักจะถูกมอบหมายให้พนักงานเข้าใหม่ หรือพนักงานที่อายุน้อยที่สุดในแผนกก็คือ ตำแหน่ง “เอ็นไก คันจิ” (宴会幹事) หรือตำแหน่งผู้จัดงานเลี้ยงที่ต้องคอยรับหน้าที่เป็นออแกไนเซอร์เวลามีงานเลี้ยงภายในแผนก ในบทความนี้ ผู้เขียนจะมาพูดถึงสิ่งที่ควรรู้และบอกเล่าประสบการณ์ที่เคยเจอมาให้ฟังกันค่ะ

ทำไมพนักงานใหม่ต้องเป็นมาผู้จัดงาน?

เป็นที่ทราบกันดีว่า ประเทศญี่ปุ่นมีวัฒนธรรมการไปดื่มเหล้าและทานอาหารกับคนในแผนกหรือลูกค้าเพื่อสร้างความสนิทชิดเชื้อกันหลังเลิกงาน (ถึงแม้ว่าโรคโควิด19จะทำให้ต้องหยุดวัฒนธรรมนี้เอาไว้ชั่วคราวก็ตาม) หากเป็นการไปดื่มกันในกลุ่มเล็กๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมการอะไรมาก แต่เมื่อเป็นงานเลี้ยงในระดับแผนกหรือฝ่ายต่างๆ ที่มีจำนวนมากกว่า 10 คนขึ้นไป การเตรียมการก็จะไม่จบแค่การโทรศัพท์ไปจองร้าน แต่ยังต้องมีการบริหารจัดการที่ดีเพื่อให้ทุกอย่างสามารถผ่านไปได้อย่างราบรื่นด้วย

สมัยที่ผู้เขียนยังเป็นพนักงานเข้าใหม่ เมื่อผ่านการเทรนงานและได้รับการบรรจุเข้าแผนกแล้ว งานเลี้ยงในช่วงแรกจะเป็นงานต้อนรับที่เราได้เป็นแขก ได้นั่งกินและพูดคุยทำความรู้จักกับผู้คนในแผนก แต่หลังจากนั้นไม่นาน รุ่นพี่ที่เคยเป็นผู้จัดงานเลี้ยงก็จะมอบตำแหน่งนี้ให้พร้อมอธิบายถึงสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำ

ว่ากันว่างานนี้มีจุดประสงค์ให้พนักงานอายุน้อยได้ฝึกหัดการบริหารจัดการ เนื่องจากต้องมีการวางแผน คำนวณค่าใช้จ่าย อีกทั้งยังเป็นโอกาสดีที่จะทำให้สมาชิกในที่ทำงานได้รู้จักกับพนักงานใหม่ด้วย เพราะผู้จัดงานเลี้ยงจะต้องไปติดต่อพูดคุยกับผู้คนในแผนกที่ปกติอาจไม่ได้ร่วมงานกัน ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อมีการจัดเลี้ยงขนาดใหญ่ในระดับฝ่าย ผู้จัดงานแต่ละแผนกก็จะต้องประสานงานกัน ทำให้ได้รู้จักกับพนักงานรุ่นราวคราวเดียวกันที่อยู่คนละแผนกด้วย

โดยลำดับการทำงานในการจัดงานเลี้ยงแต่ละครั้ง จะแบ่งออกเป็น 3 ช่วงดังนี้:

1. ช่วงการเตรียมงาน

เลือกวันจัดงาน

เมื่อมีแผนสำหรับการจัดเลี้ยงและได้รับทราบเงื่อนไขต่างๆ แล้ว ผู้จัดงานเลี้ยงก็จะต้องเลือกวันมาจำนวนหนึ่งเพื่อนำไปทำโพลหาวันที่ทุกคนสะดวกที่สุดในการจัดงาน โดยหากเป็นงานเลี้ยงระดับแผนกก็มักจะต้องเลือกวันที่หัวหน้าแผนก (ในฐานะผู้ใหญ่) ของแผนกสามารถเข้าร่วมได้ นอกจากนี้ หากเป็นงานเลี้ยงตอนรับ/อำลาก็ต้องเลือกวันที่สมาชิกที่จะได้รับการต้อนรับ/อำลานั้นสามารถมาได้ด้วย จากนั้นจึงค่อยหาวันที่มีคนเข้าร่วมได้มากที่สุด แต่หากเป็นงานในระดับฝ่าย การเลือกวันงานมักกำหนดโดยเลือกวันที่บุคลากรระดับผู้จัดการสามารถเข้าร่วมได้มากที่สุด

ยืนยันการเข้าร่วมงานครั้งแรก

เมื่อสรุปวันที่ได้แล้ว สิ่งที่ผู้จัดงานต้องทำต่อก็คือ ยืนยันวันที่จัดงานโดยการส่งอีเมลถึงสมาชิกทุกคนในแผนกว่าจะจัดงานวันไหนและขอให้ผู้เข้าร่วมตอบรับการเข้าร่วมงานด้วย อย่างไรก็ตาม หากเป็นเพียงงานเลี้ยงเล็กๆ และใกล้จะถึงวันจัดแล้วก็อาจจะข้ามขั้นตอนนี้ไปได้ค่ะ

หาร้านอาหาร

VTT Studio / Shutterstock.com

การจองร้านอาหาร

โดยทั่วไป เราจะสามารถจองผ่านเว็บฯ สำหรับจองร้านอาหารต่างๆ ได้ เช่น Hotpepper, Tabelog, Gurunavi แต่หากเป็นงานใหญ่ที่อาจต้องปิดร้านหรือหาสถานที่ขนาดใหญ่เพื่อรองรับคนจำนวนมากก็อาจจะต้องโทรไปเจรจากับร้านโดยตรง ตรงจุดนี้ บางครั้งคนในแผนกก็อาจมีร้านประจำหรือลักษณะของร้านที่ชื่นชอบอยู่ ผู้จัดงานมือใหม่จึงควรขอคำแนะนำจากรุ่นพี่ที่เคยทำหน้าที่นี้มาก่อนด้วย

การเลือกอาหาร

การจัดงานเลี้ยงแบบนี้มักจะเลือกอาหารที่เป็นคอร์สและมีเครื่องดื่มแบบไม่อั้น (飲み放題 อ่านว่า โนมิโฮได) เพื่อความสะดวกในการเก็บเงิน ส่วนการเลือกคอร์สอาหารก็จะขึ้นอยู่กับงบประมาณของผู้ร่วมงาน หากไม่แน่ใจควรสอบถามกับรุ่นพี่ที่เคยทำหน้าที่มาก่อนเพื่อให้ได้คอร์สที่มีราคาเหมาะสมที่สุด

ยืนยันการเข้าร่วมงานรอบสุดท้าย

เมื่อจองร้านอาหารเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดก็จะต้องแจ้งชื่อร้าน วิธีการเดินทาง รวมทั้งยอดค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายในงานเลี้ยงให้ผู้ร่วมงานได้รับทราบและขอให้ตอบรับเพื่อยืนยันการร่วมงานเลี้ยง นอกจากนั้น บางบริษัทก็อาจมีธรรมเนียมการจ่ายค่าอาหารแบบขั้นบันไดที่แตกต่างกันไปตามตำแหน่งของผู้ร่วมงาน ดังนั้น ผู้จัดงานมือใหม่จึงควรสอบถามรุ่นพี่ก่อนว่าแผนกของตนมีธรรมเนียมอย่างไร และอย่าลืมแจ้งให้ผู้ร่วมงานทราบด้วยว่าร้านอาหารจะรับการเปลี่ยนจำนวนคนภายในวันไหน เนื่องจากหากเปลี่ยนจำนวนคนกระทันหัน ร้านอาหารมักจะคิดค่าใช้จ่ายในการแคนเซิล ซึ่งจะทำให้เงินที่รวบรวมมาจากผู้ร่วมงานในวันจริงไม่เพียงพอได้

ขอความร่วมมือผู้กล่าวเปิด-ปิดงาน

ประเทศญี่ปุ่นมีธรรมเนียมการกล่าวเปิดงาน และเอ่ย “คัมไป” (ชนแก้ว) ก่อนเริ่มทานอาหารกันในงานเลี้ยง รวมทั้งกล่าวอะไรสั้นๆ ในตอนปิดงาน ผู้รับหน้าที่กล่าวมักเป็นผู้ที่มีตำแหน่งใหญ่ที่สุด ณ ที่นั้น ส่วนผู้กล่าวปิดงานก็มักจะเป็นผู้ที่มีตำแหน่งรองลงมา โดยปกติแล้ว ผู้กล่าวเปิดงานมักรู้ตัวอยู่แล้วว่าตนจะต้องพูดเปิด แต่บางครั้งผู้มีตำแหน่งรองลงมาก็อาจจะมีมากกว่า 1 คน เมื่อขอความร่วมมือผู้กล่าวเปิดงานเสร็จแล้ว ผู้จัดก็อาจจะใช้วิธีขอให้ผู้กล่าวเปิดเลือกคนกล่าวปิดงานให้ด้วยเลย แล้วจึงไปขอความร่วมมือกับบุคคลนั้นอีกที วิธีนี้จะทำให้การขอความร่วมมือเป็นไปได้อย่างราบรื่นขึ้นค่ะ

2. ช่วงวันงาน

รวบรวมเงิน

เพื่อความเรียบร้อยตอนจบงาน ผู้จัดงานเลี้ยงควรรวบรวมเงินเอาไว้ล่วงหน้า โดยอาจเก็บในช่วงพักเที่ยงของวันงาน หรือช่วงเวลาที่สะดวกในวันนั้นหรือวันก่อนหน้า

พาคนไปที่ร้าน

เมื่อใกล้ถึงเวลางาน บางครั้งอาจต้องส่งเสียงเรียกให้ผู้เข้าร่วมงานออกเดินทางจากบริษัท เมื่อผู้เข้าร่วมส่วนหนึ่งเตรียมตัวพร้อมแล้ว ผู้จัดงานก็มีหน้าที่นำทางทุกคนไปที่ร้าน โดยผู้เข้าร่วมบางส่วนที่งานยังไม่เสร็จมักจะเดินทางมาสมทบเองตามวิธีการเดินทางที่แจ้งเอาไว้ล่วงหน้า

สั่งอาหาร/เครื่องดื่มและดำเนินการต่างๆ

ผู้จัดงานควรเลือกที่นั่งริมโต๊ะหรือใกล้กับประตู (กรณีที่เป็นห้องปิด) เพื่อให้สามารถสั่งอาหารหรือเครื่องดื่มให้ทุกคนได้ง่าย นอกจากนั้นก็ยังมีหน้าที่เป็นพิธีกรในช่วงต้นและช่วงท้ายเพื่อขอให้ผู้ใหญ่กล่าวเปิดและปิดงานด้วย

คิดเงิน

เมื่อใกล้ถึงเวลาเลิกงานแล้วก็อย่าลืมคิดเงินกับทางร้านอาหารด้วย ตรงนี้อาจใช้เวลาประมาณ 10 – 15 นาทีก่อนหมดช่วงดื่มไม่อั้น เพื่อให้เมื่อถึงเวลา ทุกคนจะสามารถออกจากร้านได้ทันที

ลำเลียงคนออกจากร้าน

เมื่อถึงเวลาที่ต้องลุก บางร้านอาจจะมาแจ้งที่ตัวผู้จัดงาน ในขณะที่ผู้เข้าร่วมมักไม่ได้เรื่องสังเกตเวลา ผู้จัดจึงควรดูเวลาที่เหมาะสมและลำเลียงคนออกจากร้าน รวมทั้งตรวจสอบว่าไม่มีใครลืมของอะไรไว้หรือเปล่าด้วย

พาไปยังร้านที่สอง (หากมี)

หากมีการไปดื่มร้านที่สอง (二次会) อีก หน้าที่ก็จะไม่ต่างจากร้านแรกมากนัก เพียงแต่จำนวนสมาชิกมักจะน้อยลง ดังนั้น หากไม่สะดวกที่จะไปต่อ ผู้จัดเองก็อาจจะขอตัวกลับก่อนได้เช่นกัน

3. ช่วงหลังวันงาน

ทำรายรับ-รายจ่าย

ในบางครั้งอาจมียอดการใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากที่เก็บไปในตอนแรกซึ่งจะต้องไปตามเก็บจากผู้ร่วมงานอีกครั้ง ผู้จัดงานที่ดีจึงควรทำบันทึกรายรับ-รายจ่ายสำหรับงานเลี้ยงเอาไว้ทุกครั้ง

ส่งท้าย

เป็นอย่างไรบ้างคะ? หน้าที่ของผู้จัดงานเลี้ยงไม่ยากอย่างที่คิดเลยจริงไหม? แต่ถึงแม้จะไม่ใช่งานที่ยากเกินความสามารถของพนักงานน้องใหม่ งานนี้ก็เป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดและการวางแผนที่รอบคอบมากทีเดียว ดังนั้น เราขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนที่ได้รับมอบหมายงานนี้สามารถทำได้อย่างราบรื่นนะคะ

หากมีคำถาม คำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับบทความของเรา สามารถติดต่อและติดตามเราผ่านทางเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ และอินสตาแกรม ได้เลย !

เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่

0 Shares:
บทความที่เกี่ยวข้อง
tatemae và honne
อ่านเพิ่มเติม

“ฮงเนะ” และ”ทาเทมาเอะ” กฎเหล็กที่ซ่อนเร้นในสังคมญี่ปุ่น

หากคุณอยากใช้ชีวิตอย่างมีความสุขและประสบความสำเร็จในการทำงานที่ญี่ปุ่น สิ่งแรกที่คุณต้องทำก็คือ ฝึกฝนสกิล "ฮงเนะ" และ "ทาเทมาเอะ" ให้เชี่ยวชาญ! บทความนี้จะมาอธิบายให้ทราบกันว่าสองอย่างนี้คืออะไร พร้อมแนะนำวิธีปรับใช้ที่ปฏิบัติได้จริงให้ด้วย!
หางานในญี่ปุ่น
อ่านเพิ่มเติม

7 วิธีหางานในญี่ปุ่นสำหรับชาวต่างชาติ

ไม่ว่าจะเป็นคนที่มาทำงานในญี่ปุ่นเป็นครั้งแรก หรือผู้ที่กำลังคิดจะย้ายงาน การหางานก็ถือเป็นจุดเปลี่ยนในชีวิตที่สำคัญและควรคิดให้รอบคอบเข้าไว้ คุณสามารถหางานในญี่ปุ่นได้จากหลายช่องทาง แต่หากเลือกผิดก็อาจทำให้สูญเสียโอกาสดีๆ ไปได้ ดังนั้นในบทความนี้ เราจะมาแนะนำ 7 วิธีหางานในประเทศญี่ปุ่นสำหรับชาวต่างชาติ ลองหาวิธีที่เหมาะกับตัวคุณและจุดเด่นของคุณ แล้วเดินหน้าหางานอย่างมีประสิทธิภาพกันเลย
อ่านเพิ่มเติม

“การแลกนามบัตร” ในญี่ปุ่น วัฒนธรรมที่เป็นดังศิลปะแขนงหนึ่ง

มารยาทคือทุกอย่างในญี่ปุ่น แม้แต่เรื่องพื้นฐานอย่างการแลกนามบัตรก็ไม่มีข้อยกเว้น! ถึงขนาดที่บริษัทหลายแห่งมีการจัดงานอบรมการแลกนามบัตรให้พนักงานใหม่เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ทำบริษัทเสียหน้ากันเลยทีเดียว หากคุณกำลังคิดจะทำงานในญี่ปุ่น บทความนี้จะสอนเคล็ดลับเกี่ยวกับมารยาทในการแลกนามบัตรของญี่ปุ่นที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อสร้างความประทับใจให้กับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณในอนาคต บอกเลยว่าจะทำให้คุณปีนบันไดแห่งความสำเร็จขึ้นไปได้อย่างแน่นอน!