接电话有诀窍!日本公司最重视的电话礼节及实用日文介绍

即使是网络发达的时代,电话还是很重要的沟通手段。日本公司特别重视电话,认为绝对不能怠慢任何一通电话,所以有关电话礼仪的规定特别多。想到日本工作的人,请务必先练好一身接电话的功夫吧!

接电话前要注意!心理准备加纸笔

在日本接公司电话的心理战争,是从电话铃声响前就开始。有些公司对外的电话号码都只有一个,没有所谓的分机,所以许多公司为了能让刚进公司的员工能够快点将心态转成“公司的一份子”,会特别要求新进员工要积极接电话。

如果新进员工有很多个,但是接的往往只有几个人的话,很少接电话的人还会被公司的上层“叮咛”。因此,谁能够在察觉到电话铃声响前立刻接起来,就变成一场专属新进员工的电话心理战。或许也因为这样,不少人培养出电话铃声响前就知道有人打电话来的神奇技巧。

不过,接电话前除了察觉到电话之外,还有几项需要做好的准备工作。

准备纸笔

为了应付接电话后的各种情况,事先将纸笔放在电话旁是一个非常重要的准备工作。如果打电话来的人想要留言给公司里的其他人,这时纸笔就能派上用场。或者客户电话里讲了许多重点,也能立刻用纸笔记录下来以防万一。

开朗又有精神的声音

接起电话后的第一声招呼,对公司来说是重要的门面。如果太过阴沉,可能给对方留下非常不好的印象。但是太过高亢大声,又可能会让对方觉得烦躁。所以在接起电话前,要先在心里决定好适合的声调,才不会节外生枝。

得在三声铃响前接起电话

为了不要让打电话来的人久候,通常日本公司都会在电话铃声响到第三声前接起电话。如果到了第四声才接就是怠慢,可能会让对方以为公司没人在就挂掉电话,对公司留下不好的印象。

接电话时得专心 基本招呼别忘记

当接起电话后,就是另一场考验的开始。面对电话另一头的客户,要如何以适当的应答方式应对都是一种技巧。在这个技巧里有所谓基本盘,也就是做到这几点基本上就及格的几个应对重点。在找到自己的电话风格前,先学好这些基本吧。

感谢您的来电,我是XX公司的XX

在接起电话之后,千万不要傻傻地讲“喂(もしもし)”。这里不是家里是公司,所以要改用“お電話ありがとうございます。OOO会社のXXでございます。”来打招呼。如果是上午11点前接的电话,也可以多加一句早上好(おはようございます)来打招呼。

如果接电话时已经超过了三声铃响,在接起电话后记得要改讲“大変お待たせいたしました。OOO会社のXXでございます。

问清楚对方公司、名讳及来意

在打完招呼后,通常对方会报上名号,然后说明自己要找谁。这时候,记得要复述一次对方的公司及称呼。复述时的基本说法是“株式会社OOのOO様ですね。いつもお世話になっております。”然后请对方稍等,再转电话给对方想找的人。

如果对方没有报上名字的话,别忘了要主动问对方。例如“失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか”或“恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか”都是问名字的礼貌说法。

若对方说的声音实在太小,又或者听不清楚,就要问“恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなので、もう一度おっしゃっていただけますか?”或者“申し訳ございません。電波の調子が悪いみたいなので”。这里要注意的事,绝对不能跟对方说“因为声音太小,可以请你再说一次吗?”这种问法很像在怪罪对方,所以绝对不能讲。

视情况先挂断电话再回打

有时候遇到对方要找的人不在座位上,或者对方要问的事没办法立刻处理时,可以选择先结束这次通话,再请负责人回打给对方。这时候可以说“(理由)~恐れ入りますが、後ほどこちらからお電話いたします。”当然,别忘了以防万一请对方留下电话。

在挂断电话前,记得要说“失礼いたします。”而且要听到对方挂电话后才能挂断。这是非常重要的电话礼仪。

打电话也有学问 时间重点要小心

接电话时要注意这么多事,那打电话时也有要注意的地方吗?当然有。在打电话给对方的时候除了要看好时间,也要留意自己在的地方适不适合打电话。例如在大马路旁或者电车上,就非常不适合打电话。

一般来说除了真的非常紧急的事,不然绝对不会在十点之前打电话。因为一般公司的上班时间介于八点半到九点半之间,有些公司还有所谓早会或者小组会议等安排,若在十点前打,很容易造成对方麻烦或者找不到人。另外,也尽量不要在下午四点半之后打电话。有些公司的下班时间是下午五点,如果在四点半打电话给对方,可能会造成对方加班等困扰,绝对要避免。

如果真的得选在刚上班或快下班的时间打过去,记得要说声“申し訳ございません。”表达歉意。

电话接通后,得先讲“〇〇会社の〇〇と申します。いつもお世話になっております。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか”如果对方问自己的来电目的时,记得要尽量精确。有时候接电话的不是自己项目的负责人,讲得太长只会徒增彼此困扰,也无法解决问题,要特别留意。另一方面,如果接电话的恰巧是自己想找的人,就能说“いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。〇〇の件でお電話させていただきました。ただいま、お時間いただいてよろしいでしょうか”直接表达自己的目的,以及礼貌地问对方有没有时间。

如果遇到想找的人不在,打算自己待会再打电话找对方时,可以问“お戻りは何時頃でしょうか”接着说“改めてこちらからご連絡を差し上げます”。或者也能请接电话的人转达“〇〇会社の〇〇から電話があったと〇〇様にお伝えください”,这样当对方回公司时就会回打给自己。

到日本公司上班前,如果能将以上的重点练到运用自如,等到进公司之后,一定能在工作上为自己增加点帮助哦。

本文資訊均以公開時為準。

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