接電話有訣竅!日本公司最重視的電話禮節及實用日文介紹

即使是網路發達的時代,電話還是很重要的溝通手段。日本公司尤其特別重視電話,認為絕對不能怠慢任何一通電話,所以有關電話禮儀的規定特別多。想到日本工作的人,請務必先練好一身接電話功夫吧!

接電話前要注意!心理準備加紙筆

在日本接公司電話的心理戰爭,是從電話鈴響前就開始。有些公司對外的電話號碼都只有一個,沒有所謂的分機,所以許多公司為了能讓剛進公司的員工能夠快點將心態轉成「公司的一份子」,會特別要求新進員工要積極接電話。

如果新進員工有很多人,但是接的往往只有幾個人的話,很少接電話的人還會被公司的上層「叮嚀」。因此,誰能夠在察覺到電話鈴響前立刻接起來,就變成一場專屬新進員工的電話心理戰。或許也因為這樣,不少人培養出電話鈴聲響前就知道有人打電話來的神奇技巧。

不過,接電話前除了察覺到電話之外,還有幾項需要做好的準備。

準備紙筆

為了應付接電話後的各種情況,事先將紙筆放在電話旁是個非常重要的準備。如果打電話來的人想要留言給公司裡的其他人,這時紙筆就能派上用場。或是客戶電話裡講了許多重點,也能立刻用紙筆記錄下來以防萬一。

開朗又有精神的聲音

接起電話後的第一聲招呼,對公司來說是重要的門面。如果太過陰沉,可能對讓對方有著非常不好的印象。但是太過高亢大聲,又可能會讓對方覺得煩躁。所以在接起電話前,要先在心裡決定好適合的聲調,才不會節外生枝。

得在三聲鈴響前接起電話

為了不要讓打電話來的人久候,通常日本公司都會在電話鈴響到第三聲前接起電話。如果到了第四聲才接就是怠慢,可能會讓對方以為公司沒人在就掛掉電話,對公司留下不好的印象。

接電話時得專心 基本招呼別忘記

當接起電話後,就是另一場考驗的開始。面對電話另一頭的客戶,要如何以適當的應答方式應對都是一種技巧。在這個技巧裡有所謂基本盤,也就是做到這幾點基本上就及格的幾個應對重點。在找到自己的電話風格前,先學好這些基本吧。

感謝您的來電,我是OO公司的XX

在接起電話之後,千萬不要傻傻的講「喂(もしもし)」。這裡不是家裡是公司,所以要改用「お電話ありがとうございます。OOO(公司名)のXXでございます。」來打招呼。如果是上午11點前接的電話,也可以多加一句早安(おはようございます)來打招呼。

如果接電話時已經超過了三聲鈴響,在接起電話後記得要改講「大変お待たせいたしました。OOO(公司名)のXXでございます。」

問清楚對方公司、名諱及來意

在打完招呼後,通常對方會報上名號,然後說明自己要找誰。這時候,記得要重新覆誦一次對方的公司及稱呼。覆誦時的基本說法是「株式会社OOのOO様ですね。いつもお世話になっております。」然後請對方稍等,再把電話轉給對方想找的人。

如果對方沒有報上名字的話,別忘了要主動問對方。像是「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか」或「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか」都是問名字的禮貌說法。

若恰巧對方說的實在太小聲,又或是聽不清楚,就能問「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなので、もう一度おっしゃっていただけますか?」或是「申し訳ございません。電波の調子が悪いみたいなので」這裡要注意的事,絕對不能跟對方說「因為聲音太小,可以請您再說一次嗎?」這種問法很像在怪罪對方,所以絕對不能講。

視情況先掛斷電話再回撥

有時候遇到對方要找的人不在座位上,或是對方要問的事沒辦法立刻處理時,可以選擇先結束這次通話,再請負責人回打給對方。這時候可以說「(理由)~恐れ入りますが、後ほどこちらからお電話いたします。」當然,別忘了以防萬一請對方留下電話。

在掛斷電話前,記得要說「失礼いたします。」而且要聽到對方掛電話後才能掛斷。這是非常重要的電話禮儀。

打電話也有學問 時間重點要小心

接電話時要注意這麼多事,那打電話時也有要注意的地方嗎?當然有。在打電話給對方的時候除了要看好時間,也要留意自己在的地方適不適合打電話。像是在大馬路旁或是電車上,就非常不適合打電話。

一般來說除了真的非常緊急的事,不然絕對不會在十點之前打電話。因為一般公司的上班時間介於八點半到九點半之間,有些公司還有所謂朝會或是小組會議等安排,若在十點前打,很容易造成對方麻煩或是找不到人。另外,也盡量不會在下午四點半之後打電話。有些公司的下班時間是下午五點,如果在四點半打電話給對方,可能會造成對方加班等困擾,絕對要避免。

如果真的得選在剛上班或快下班的時間打過去,記得要說聲「申し訳ございません。」表達歉意。

電話接通後,得先講「〇〇(公司名)の〇〇と申します。いつもお世話になっております。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」若對方問自己的來電目的時,記得要盡量精確。有時候接電話的不是自己案件的負責人,講得太落落長只會徒增彼此困擾,也無法解決問題,要特別留意。另一方面,如果接電話的恰巧是自己想找的人,就能說「いつもお世話になっております。〇〇(公司名)の〇〇と申します。〇〇の件でお電話させていただきました。ただいま、お時間いただいてよろしいでしょうか」直接表達自己的目的,以及禮貌地問對方現在有沒有時間通話。

若是遇到想找的人不在,打算自己待會再打電話找對方時,可以問「お戻りは何時頃でしょうか」接著說「改めてこちらからご連絡を差し上げます」。或是也能請接電話的人轉達「〇〇会社の〇〇から電話があったと〇〇様にお伝えください」,這樣當對方回公司時就會回電給自己。

到日本公司上班前,如果能將以上的重點練到運用自如,等到進公司之後,一定能在工作上為自己增加點助力喔。

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