进公司工作前别忘了确认!在日本工作不可不知的10条文化与礼仪

nhân viên người Nhật

日本企业有许多独特的繁琐规定,要在日本工作最好事先了解一下。一般来说,日本比较重视团队合作,而非个人表现,因此学习日本职场文化与礼仪十分重要,其重要性与工作能力可以说是不相上下。不过有些事情在日本已被视为常识,进公司以后并不会有人特地教你,这一点得多加留意。挑战新环境时,第一步可以说非常重要。本文将整理日本公司的文化与礼仪,让你在进公司前先做好准备!


打招呼会决定你的第一印象!精神抖擞地打招呼吧

Japanese worker

在所有人都忙于工作的职场,打招呼可以说是一种难得的沟通机会。在日本,由资历浅的人主动打招呼是一种常识。尤其是新进员工,必须先让其他人认识自己,所以不管遇到谁,都应该用宏亮的声音主动向对方打招呼。
进公司时说“大家早(おはようございます)”,下班时说“我先走了(お先に失礼します)”,这些都是基本中的基本;而在拜访客户时先说“承蒙你的照顾(お世话になっております)”,跟同事说“辛苦了(お疲れ様です)”,然后再开始谈事情,也是日本职场常见的情形。“承蒙你的照顾”、“辛苦了”是用来让对话顺利进行的用语,同时也是向对方致意的商场礼仪。
如果搞不清楚该怎么用,可以请教上司或同事,用不着不好意思。只要招呼打得好,在商场上也会受到信任,可别忘了配合TPO(时间、地点、时机)使用。

无关性别与年龄?用“姓氏+さん(san)”称呼对方

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在日本公司,通常会用“姓氏+さん(san)”称呼同事,而不是直呼其名字,例如“佐藤さん”、“田中さん”。“さん”的使用对象不分年龄或性别,可以视为英文里的Mr或Mrs/Miss/Ms。
“佐藤”、“铃木”、“田中”等都是日本常见的姓氏,如果公司里有好几个人的姓氏相同,也可能会以“名字+さん”的方式称呼对方。而对于上司等地位较高的人,则可能会用职称取代“さん”来称呼,例如“XX社长”、“XX部长”、“XX课长”等。
不过必须留意的是,和公司外部的人谈话时,如果提到自己公司的人,这时候不可以加“さん”,而是要直接用姓氏称呼,这是因为相较于公司外部,公司里的人算是“自己人”之故。使用职称时,也必须以“课长XX”等方式来称呼。在进入职场之前,可别忘了好好学习日本内外有别的文化。

绝对不可以迟到,也不能太早到!凡事提早5分钟就对了

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如何取得对方的信任,是商场上最重要的一件事。除了工作能力外,平时的一举一动也十分重要。要是迟到,就会让人留下“自我管理能力不佳,不遵守社会规范”的坏印象。因此不仅是在约客户见面的场合,即使是公司的内部会议,也都应该早点到场准备。不过如果太早到场,有可能因为对方还没准备好而给对方添麻烦,所以提早5分钟算是比较妥当的做法。
如果因为堵车、突然生病等原因,确定一定赶不上时,千万记得在第一时间跟负责人联络。只要告知对方迟到的理由,大致上不会有什么问题,不过要是过了约定时间才联系,可能会失去对方的信任,这一点得特别留意。

齐心协力共创成果!团队合作大于个人能力

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比起个人能力,日本公司更重视团队合作。也因为这个缘故,就职测验里的许多问题,都是用来判别一个人是不是能与周围的人顺利合作。诸如为了让大家一起讨论决定而不停开会,或者因为需要经过层层审核,而拖长决策时间,都是重视团队精神的日本公司特色。
另外由于公司文化或部门的风气不同,要是太过于拘泥自己的意见,可能会被视为缺乏团队精神,而让人留下不好的印象。表达意见的时机和遣词造句等,都会影响给人的印象;如何察颜观色“读空气”,在日本公司里可以说十分重要。

坏消息一定要马上报告!牢记“报联相”(报告、联络、相谈(日语中“相谈”是商量、征求意见、请教等意思))

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在日本,许多公司会根据职务而设置部门,员工则以主管为核心进行团队行动。为了提升工作效率,员工各司其职固然十分重要,不过只靠个人的个别努力,并无法促成团队丰硕的成果。
这时团队所需要的,就是所谓的“ホウレンソウ(报联相,报告、联络、相谈)”。只要向上司及团队成员定期分享自己的工作情况与课题,就能顺利分担工作,尽早发现问题所在,在相互协助下一同迈进。即使是需要尽快完成的工作,也必须遵守“报联相”的原则。
此外,日本的公司会教育员工,只要一遇到问题或纠纷等情形,一定要尽快向其他人报告。要是缺乏这种观念,一些难以开口的事就会拖拖拉拉,导致最后问题一发不可收拾。如果遇到一些不方便直接找上司讨论的小问题,可以先请教前辈或同事。毕竟每个人都有自己的经验,一定可以提供一些宝贵的意见。
只要每个人彼此提供有用的信息,就能提高整个团队的工作成效。

整洁比时髦更重要!切记打扮可别特立独行

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外表是用来判断一个人是否可以信任的因素之一,在日本的商场上也十分受到重视。就日本一般公司而言,员工的穿着必须整洁,不该有特立独行的打扮。基本上,男性应该穿着灰、黑、深蓝色的西装,并且佩戴领带。女性在穿着上比较自由,不必特意穿着套装,但一般来说,适合内勤的衬衫、外套等整齐打扮,还是比较合适。另外也别忘了查看西装或衬衫是不是皱了,或者有没有沾灰尘。一般来说,如果是必须拜访客户的营业员,在服装上的要求,会比公司里的内勤员工来得严谨。
最近,夏季可以不打领带,或者服装自由的公司越来越多,不过在穿着上,还是得注意不要让别人感到不悦。特别是女性,妆化太过头固然不好,但是完全不化妆也可能被视为没礼貌,平时可得多加留意。

勤奋的象征?休息时间只有中午1个小时

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日本公司的午休时间,通常只有1个小时。一般公司会规定12:00~13:00为午餐时间,员工可以在这段时间内用餐休息。有些公司为了避免公司里没人,会规定员工必须轮流休息,或者视工作情形自行选择休息时间。
大部分公司的工作规则里,并不会写明休息时间,不过除了午休外,大多可由员工自行适度休息,例如抽根烟或喝杯茶等。一直待在公司的事务员,如果能趁着工作的空档休息一下,就能提升工作的效率。每家公司的规定不同,别忘了请教同事和前辈,一起决定休息的时间。

上班时间只是写着看的?做好随机应变加班的心理准备

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在日本,大多数公司规定每天的工作时间是8个小时,例如9~18点(中间休息1个小时)等。不过实际上加班的人很多,因工时过长而导致的过劳死,一直是日本长期以来的问题之一。日本的法律虽然规定了加班时间的上限,不过实际上许多人并没有向公司申请加班,或者把工作带回家处理,这就是所谓的“无薪加班”。
近年来由于日本政府开始严格管制,职工的观念也有所改变,开始重视工作与生活平衡的公司也越来越多。虽然日本有“不加班日”、每个月最后一个星期五提早下班的“Premium Friday”等制度,不过事实上,在重视团队精神的日本,要是同部门还有人留在公司,很多人可能会不好意思自己先下班回家。主张自己的权利虽然重要,不过也得考虑工作的繁忙程度和其他人的情形,做好必须视情况配合加班的心理准备。如果真的没办法加班,请记得一定要在面试阶段好好说明,和公司在加班这点上达成共识。

喝酒聚会也是工作的一部分?通过“喝酒沟通”与同事搞好关系

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Andres Garcia Martin / Shutterstock.com

近来年,不喝酒的年轻人越来越常见,再加上重视个人时间的潮流等原因,公司的喝酒聚会有减少的趋势,不过日本公司仍保留了一直以来的习惯,以喝酒聚会的方式来促进同事间的情谊。日本甚至有由“喝酒”和“沟通”结合而成的“喝酒沟通(飲みにケーション)”一词,可见一起喝酒,说说真心话、互吐苦水这件事,对日本人而言是用来增进情谊的重要手段。由公司定期举办的欢迎会、送别会、忘年会、新年会、周年Party、赏花等喝酒聚会,可以让人与平时无暇闲聊的同事交流,可以说是十分宝贵的机会。
喝酒聚会通常会在提供多种料理与饮料的居酒屋举行,结束后再由有意愿的人一起去卡拉OK唱歌或打保龄球。也有人会在喝酒聚会结束后,一起去吃拉面作为收尾。即使没办法参加所有活动,也最好要在欢迎会、送别会、忘年会等比较重要的喝酒聚会露个脸,和公司同事交流一下,这样一来日后在工作上也会比较顺利。

时机很重要!休假时别忘了顾及其他同事

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一般来说,日本公司每年约有120天假。日本每年都会有几次一星期左右的长假,例如4月下旬到5月上旬的黄金周、8月10日左右的盂兰盆节连假,以及年末年初的假期等。如果是全职员工,只要进入公司后连续工作满6个月,并且出勤率在80%以上,就能取得至少10天的特别休假。
不过实际上在日本许多公司,不少人会觉得其他人还在上班,自己不太好意思休假,所以不太敢申请特别休假。如果只有自己一个人要申请休假,记得一定要尽早跟上司和同事商量,考虑时间点和天数,避免影响工作。另外也别忘了一同打造互相协助的环境,在其他同事休假时分担工作。工作环境是由每个成员所共同打造,只要细心留意,就能建立良好的环境,让每个人都可以取得适当的假期。


只要记住本文介绍的基本知识,就能让你在日本公司的工作顺利起航!每家公司的文化和规定多少有些不同,不过只要做好这些基本功,就能让你融入公司,尽快发挥自己的能力。

本文資訊均以公開時為準。

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