马上掌握诀窍!日文商务电子邮件的撰写及发送方式、常见错误

如果你即将到日本工作,以下内容将让你学会该如何撰写日文商务电子邮件。除了马上就能派上用场的范例外,也网罗了其它注意事项和常犯错误。

一定要先记得!七大基本原则

日本有其独特的商务电子邮件原则,发送前必须多加留意礼节,以免让对方感到不快。要是一不小心,说不定开头第一句话就会惹对方不悦,甚至失去工作上的信任。以下就为各位介绍七大基本原则。

1)标题:简明扼要地传达正文的内容

建议将标题控制在20字以内,让对方一眼就能看出信件所为何来。标题要是太长,后面的部分可能会无法显示。

商务人士每天要处理的电子邮件高达数十、数百封,所以切记标题要一目了然,让对方不必点开就能知道内容。这样一来,收信人就能合理决定电子邮件的处理顺序,同时也能迅速掌握内容。
举例来说,
「○○社の件」
「研修の件について」

像这种标题,不点开根本就无法掌握其内容。

建议最好修改成
「〇〇社 見積もり確認依頼」
「ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ」

等标题,让对方不必点开就能知道内容。
此外,如果是重要通知的话,也可以考虑在标题中加上【重要】【要返信】等,借此和其它电子邮件做区别(切记不可滥用)。

2)收件人:正确使用TO、CC、BCC

无论是TO、CC或BCC,都会将同一封电子邮件同时向不同对象发送,在设定收件人时必须先了解其意义。

To:承办人、直接进行交涉的主要对象。
至于CC、BCC,则是希望其可以掌握电子邮件内容的对象。
CC(Carbon Copy):所有收件人都看得到其他人的电子邮件地址。
BCC(Blind Carbon Copy):收件人看不到自己以外的电子邮件地址、姓名等。

如果对方只跟你之间有所往来,彼此之间并不认识的话,这时如果用CC的方式发送,有可能会造成信息外流的情形,所以必须多加留意。举例来说,不小心用CC的方式向所有客户发送电子邮件等,就是一种很常见的失误。如果不知道该用CC还是BCC发送才好,记得先跟其他人商量一下。

3)收件人:最好加上姓名以外的称谓

【收件人为个人时】
建议依序列出对方的“公司名称、部门名称、姓名”。
株式会社○○
△△部
部長 山田 太郎 様

对方有职称的话请加在姓名前面,如果能列出全名则更有礼貌,不知道名字的话可以只列姓氏。姓名后头切记要加上“様”。“様”是日文中的尊称,用来向第三人表达尊敬之意。不过“様”不可加在职称后方,例如“部长様”等。

【同时向多人发送时】
○○会社
△△部各位

不必列出所有人的姓名,只需标示“各位”即可。“各位”本身就是敬称,不必再加上“様”。

【收件人为团体时】
收件人是没有个人姓名的团体时如下。
○○会社
△△部御中

“御中”所代表的意义,和收件人是个人时使用的“様”相同。“御中”不可使用在个人身上。

如果弄错对方的公司名称或姓名,那可是非常失礼的。另外选错字也是常见的失误,切记一定要再三确认。

4)正文开头:记得要先问候对方

日文中的问候语会根据公司内外与情况而不同,最好能先准备好各种问候语。在进入正文的重要内容前,记得在开头的问候语后先写上“自己的公司名称”和“姓名”。

【公司外部】
:いつもお世話になっております。
:日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。
:(早速の)ご連絡ありがとうございます。(回复时)
:先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。(拜访之后等)
:大変ご無沙汰しております。(很久未联络时)
:ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。(打电话对方不在等时)
:何度も申し訳ございません。/度々失礼いたします。(当天多次联络时)
:お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失礼いたします。(第一次向对方发送电子邮件)
:先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。(致歉)

【公司内部】
:お疲れ様です。(互道辛劳时)
*“お疲れ様”仅限公司内部使用。如果对公司外部的人使用会相当失礼。
*“ご苦労様”是对下属使用的说法,最好避免使用。

5)正文:内容切记简明

根据“商务电子邮件实际情况调查2015”的调查结果,最让人感到不悦的电子邮件特征第1名是“内容模糊不清”。另外像“排版杂乱”、“信息不足”等内容让人难以理解的情形,排名也相当靠前。文体失礼、错漏字等,也是排名前10的不满项目。
除了标题外,正文也一定要清楚传达想告知对方的内容才行。而且除了内容外,在排版上也必须多加留意。建议你在撰写电子邮件的时候,参考下列注意事项,以免因为排版杂乱而造成对方不悦。

1. 一封电子邮件只处理一个事情(塞进过多内容容易搞混或弄错)
2. 灵活使用框线和条列,保持适当行距。
3. 回答对方的询问等时,引用前文说明。
4. 有事委托对方时,要明确告知期限。
5. 明确告知事情的承办人是谁(希望请谁处理该工作,或者自己公司的承办人是谁等)
6. 写完后别忘了确认整体排版是否有问题,除了内容外,也要确认看起来是否清爽整齐。

6)结尾:运用问候语给对方好印象

“よろしくお願いいたします”是最简洁常见的结尾。以此收尾虽然没什么问题,但要是不断与对方联络,每次却都用同一句收尾,总是会让人觉得少了点什么。以下就为各位介绍几个不同情况下的结尾问候语。

【一般结尾】
・(どうぞ)よろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。
・よろしくお願い申し上げます。(更有礼貌的说法)

【与对方的交涉告一段落时】
・今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
・今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。

【请对方回复时】
・ご検討のほどよろしくお願いします。
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。

【致谢】
・誠にありがとうございました。
・心より感謝申し上げます。

【道歉】
・心よりお詫び申し上げます。
・ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。

【回绝】
・またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
・ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

7)署名:告知自己完整的联络方式

・公司名称 部门名称
・姓名(英文名)
・邮递区号、住址
・电话号码/传真号码
・电子邮件 网址
・部分行业应一并写下公休日、非营业日

*********************************************
○○会社 □□部 田中 二郎(TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田区△△ビル5F
電話 03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メール TANAKA JIRO@××.co.jp
**********************************************

↑以符号隔开,让对方一目了然。

给对方好印象、取得信赖的电子邮件写法

1)敬语

电子邮件难以表达情绪,通常会使用较有礼貌的用词。商务电子邮件基本上会使用敬语,有别于口语和私底下的电子邮件。尊敬语和谦让语是敬语中常被搞混的项目,千万不要用错。尊敬语是用来向做动作的人表达敬意。谦让语则是向动作的接受方表达敬意。要是不小心弄错,对方可能会觉得被瞧不起,所以使用上一定要特别小心。以下就举几个常见的例子。

要向公司外部的人,转达自己上司A的意见时,应该要使用谦让语。
“Aが○○と申しております。”是正确的说法。
因为即使是自己的上司,地位还是比公司外部的人低,所以不可以用“Aがおっしゃっている”的说法。
但如果是公司内部的电子邮件,由于上司A的地位比你高,这时应该用“Aがおっしゃっている”的说法。

2)季节问候语

日文中所谓的季节问候语,指的是在正文开头放入季节或月份气候等的问候语,是撰写谢函或正式文章时所使用的信件格式。以电子邮件撰写正式文章时,有时候也会使用季节问候语。季节问候语有其固定写法,只要选择适当的月份引用即可。由于各地区的季节会有所不同,所以该用什么季节问候语并没有正确答案,你也可以把自己的感觉写入文中,例如“已经来到樱花美丽的季节”等。


▼参考网站
信件写法大辞典-季节问候语:https://www.letter110.net/zikounoaisatsu/
电子邮件范例.com:https://mail-reibun.com/kisetsu/

3)慰劳对方的用语

简明扼要地传达重点,是撰写商务电子邮件时的基本。不过能否在其中放入体贴对方的问候,在日本可以说是为了成功踏入社会的重要能力之一。如果能站在对方的立场,在信中放入慰劳对方的用语,那可是再好不过了。有时候只是不经意的一句话,就能为双方之间建立良好的关系。

【例:提出要求时】
・お忙しいところ申し訳ございませんが
・ご多忙の中とは存じますが
・ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。
【例:表达感谢之意】
・早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。
・行き届いたお心配りに感謝いたします。
・お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。

千万不要这样写!商务电子邮件NG范例

要是在商务电子邮件中用错敬语或者选字错误,就会让对方感到不悦的。为了避免这种情形,以下就举几个常见的错误。

【电子邮件中的称谓】
・要称自己的公司为“弊社”,称对方的公司为“貴社”“御社”
・对于自己公司的人要省略称谓,对于对方公司的人则要加上“様”
 (向公司内部发送的电子邮件,则可以使用“さん”

【如何避免犯错】
・不要搞错尊敬语和谦让语(用错的话看起来会像是瞧不起对方)
・不要频繁发送(避免一再催促对方回复)
・避免使用太过装熟的写法。也不可以使用♪(^^♪等表情符号。
・即使是和同一个人联络,开头还是要写上“お世話になっております。/度々すみません●●会社の●●です。”,结尾一定要放“よろしくお願い致します”
・不要在凌晨或深夜发送(考虑到一般公司的营业时间,建议可以在8:30〜19:00之间发送)
・内容避免太长或太短
・信件往来时,为了避免标题都是“Re:”,记得要适时修改标题
・要表达愤怒时,尽可能通过电话联络(电子邮件会给人比较凶的印象)
・避免换行太多,或完全不换行(让文章的排版比较好读)
・小心错漏字和选字错误(尤其是公司名称、姓名、商品名称等)
・避免使用过多平假名,造成文章难以阅读

<一般而言会使用平假名的词汇>
・ありがとうございます/こんにちは/こんばんは
・よろしくお願いします。(×宜しくお願いします)

<汉字、平假名都可以>
“様” 和 “さま”
如果是商务电子邮件,建议用“様”比较好。“さま”虽然也不算错,但建议在比较熟之后使用。

▼参考网站
https://www.mine-3m.com/mine/news/image?news_id=15852
https://andspace.net/blog/writing170902/
https://jinzaii.or.jp/4012

复制粘贴即可!各种情况下的商务电子邮件范例

接下来就按照以上的建议,试着写一封商务电子邮件吧。以下的范例将根据各种不同的情形,列出 5)正文 的部分,不包含标题、收件人和署名。你可以自行改写内容。

【推销(产品或服务的提案)】
平素は弊社商品「○○」をご利用いただき誠にありがとうございます。

〇月〇日より新商品「○○」の発売が開始されます。
なにとぞご検討のほどよろしくお願いいたします。
なお、ご注文は田中までご連絡ください。お見積もりを作成させていただきます。

何かご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。


【委托估价】
先日は新商品のご提案ありがとうございました。

早速ですが田中様よりご提案いただきました新商品「○○」の導入を検討しております。
つきましては以下の内容で見積書作成をお願いいたします。

見積商品
 1.新商品「〇〇」×100セット
 2.支払方法
 3.受け取り場所 弊社○○支店
見積書を参考に弊社にて予算調整等行うため〇月〇日までにいただけますと大変助かります。勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。


【拜访、视频会议后】
お世話になっております。株式会社○○ 田中 次郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様から頂きましたご要望、ご質問について弊社にて検討の上、
来週●曜日(●日)までに回答させていただきます。


なお、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。


【要求确认文件】(公司内部)
お疲れ様です。○○部 △△です。

新商品○○ 販売戦略企画書が完成いたしましたのでファイルを添付します。
ご確認お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日の会議資料となりますので修正、変更点は
〇日午前中までにご返信いただきますようよろしくお願い申し上げます。


【会议联络】(公司内部)
お疲れ様です。○○部田中です。

新商品○○ 販売戦略会議についてご連絡します。

日時 2020年〇月〇日(〇)13:00~15:00
会場 会議室A
資料 添付ファイル

出欠連絡 〇月〇日(〇) 18:00まで(○○部田中に お願いします。)


新商品の営業活動の方針を検討する重要な会議となりますので、各自スケジュール調整を お願いいたします。

总结

对于在日本工作的人而言,如何避免损及彼此的工作情绪,可以说是一种十分重要的礼节。希望你可以参考这篇文章,在发送电子邮件时遵守日本商场的原则,让商务电子邮件成为你顺利推动工作的利器。但如果觉得自己没把握,或者担心敬语是否用错等时,建议你还是鼓起勇气,向公司里的日本人请教吧。

本文資訊均以公開時為準。

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