線上開會也要重禮節!日本最新網路會議禮節整理

隨著在家上班的普及,許多會議都變成得用網路開會。不過就像是新聞裡常出現的網路直播小插曲,明明在認真開會,卻因為背景裡的某個物品或是突然有人闖進房間,造成不少不必要的騷動或淪為笑柄。這次就來簡單介紹一下近幾年日本流行的網路會議禮節以及錯誤的禮節。

開會前中後準備三部曲 多點用心少點麻煩

不管是自己設定的網路會議,還是參加他人開的網路會議,都需要做好一定的準備才不會失禮。這些準備及需要注意的地方大致能照會議前中後分成三階段,以下也將照這三階段來一步步介紹。

會議前

會議前要開始注意的地方不少,從硬體到會議準備都得事先審視過一遍。

第一個要注意的是網路是不是順暢沒問題,麥克風或鏡頭等是不是能正常運作,鏡頭會不會太近或是房間會不會太暗。若是因為網路不穩、麥克風或鏡頭問題等導致會議中斷,是非常浪費彼此時間的行為。尤其是開會對象是客戶時,這種小問題有時會讓客戶留下不好的印象,特別要小心。

telework concept – Asian woman use computer with headphone microphone to join a video meeting and say hi to everyone at home

當硬體設備等都沒問題時,接下來要注意的是自己的服裝儀容及開會時的背景。畢竟是在家裡開會,如果穿得過於拘謹反而會有種違和感。見客戶的話可以穿比較休閒但整齊不邋遢的襯衫,其他時候穿沒有奇怪圖案或是不會太過鬆垮的衣服都沒問題。

雖然現在有不少視訊軟體都提供虛擬背景,可以自由選擇喜歡的背景,但什麼時候這個功能突然失效很難講。因此建議背靠牆開會,當背景功能失效時也不會過於慌張。同時不建議靠書櫃開會,因為自己有哪些書或收藏之類的可能會被看的一清二楚,以防萬一還是避免一下比較好。另外自由選擇虛擬背景時,千萬不要選太有個性的背景。像是宇宙、休閒海島等背景。尤其是在跟客戶開會時若選擇太有個性的背景,對自己只會大大扣分而已。

會議中

會議時間一到,在進入視訊會議之後,也要像在公司一樣好好打招呼。「お疲れ様です。」或是對客戶說「お時間いただきありがとうございます。」之類的簡單招呼是必要的。如果是公司裡的內部會議,有時候會出現不開鏡頭開會的情況,這時候也要好好的在名稱上寫清楚自己的名字,或是用聲音說清楚自己是誰,才不會衍生不必要的麻煩。

開始開會後,要注意的是別人在講話時自己的反應。通常會習慣在別人發言時關麥克風,等到自己要講話的時候再開。但尤其是在開鏡頭開會時,別人在說話時也要適時點頭做反應,但反應也不要太超過。點頭反應表示自己有在聽,對方可以安心繼續講,不過太超過的話反而會讓自己在螢幕裡特別醒目,容易轉移他人注意力。輪到自己講話時,盡可能看著鏡頭或螢幕講話。臉朝下講話的話,不但有可能會讓別人聽不清楚,開鏡頭開會時,讓別人一直看到自己的頭頂也很奇怪。

另外,在講話時要慢慢且清楚的講話。有時候因為網路或軟體問題,會出現聲音斷斷續續的狀況,語速太快的話更容易發生這種狀況。所以要慢慢且清楚的講話,才不會因為收音不好或是講話太快,讓開會的人都不知道你在說什麼。

會議後

會議後要退出視窗時,記得要好好打招呼後再離開。就像平時在公司開會一樣,沒有打招呼就離開非常不禮貌。

最後,打完招呼後即使按退出,有時候也會出現沒有退出成功的狀況,記得在離開電腦前,一定要確認已經關掉鏡頭跟麥克風再離開,不然在做一些私事的時候,可能都被公司的人看光光了。

視窗順序有規定?!千奇百怪的視訊「禮儀」

或許是因為日本某些公司的會議規定繁複,在開始改用視訊會議後,突然出現許多奇妙的「疑問」及「規定」。接下來就將介紹幾個令人傻眼卻又實際存在的錯誤禮節。

視窗也要照位階排?!

有些公司在開會時,會習慣將主位留給位階較大的人坐。不過這種習慣若是帶到視訊會議上來,只是麻煩他人又沒意義。偏偏有些公司的上層非常在意這件事,下面的人因此還得特地去找能手動排視窗位置的視訊軟體,或是想盡辦法特地將該上層的視窗放大。這種滿足上層控制慾的做法,若實際上遇到真的會很懷疑人生。

要等上司先離開才能退出視窗?!

一般來說,開完會打完招呼後就自由鳥獸散,但是有些公司卻不成文要求一定要在上司先離開後才能離開。如果較開明的上司可能不會太在意這件事,但若遇到不開明又刻意想留大家下來的上司,就會非常痛苦,感覺一直有件事卡著不能處理下一件事。

講話還得等簡訊?!

視訊會議中的發言順序,有時要看大家默契外,也可以透過視訊軟體裡的發言按鈕來表示自己有話想說,或是事先跟主辦人講好自己有事要討論,讓主辦人先安排好時程也可以。

不過,日本卻出現了有些公司規定要發言時得等手機收到來自主持人的簡訊後才能發言的狀況。還堅持不能用軟體裡的文字討論區處理,只因怕有人會漏看訊息,浪費時間。這種忽略便利工具走回頭路的做法,也算是日本公司文化造成的獨特現象。

一定要穿套裝開會?!

即使人在家,卻有公司上層認為上班就是要穿套裝,而要求員工開會的時候無論如何都要穿整齊的西裝或套裝出席,上班時間內也都要穿著套裝。明明都在家裡工作了,卻還要為了開會特地穿套裝,這種不必要的要求有時真的會相當困擾。

面對只增不減的視訊會議,該如何開的有效率又能讓雙方留下好印象,必須得靠自己的細心及努力才做得到。希望這次的視訊會議小禮節能讓大家開會時更順利喔。




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