重要程度不輸履歷!求職必備「職務經歷書」及撰寫技巧

woman presenting her resume at interview

當你試著讓在日本的新生活步上軌道時,對於日常中會遇到各種文化和語言障礙,應該已經習以為常吧。而在申請工作時準備日文履歷,對不少人而言也是一大文化障礙:畢竟只是單純翻譯以前的中文履歷可是行不通的。不僅需要從頭開始寫,而且需要準備的文件還不僅僅是一份履歷而已呢!不過不用擔心,本文會協助你完成準備履歷的過程。

在日本求職時會需要兩份不同的履歷

日本履歷書

想在日本求職時,需要準備履歷書。而日本的履歷書通常是有固定格式的。常見模板是一種兩頁的文件,按順序填寫個人資訊。除了基本資訊、姓名、年齡、性別和照片之外,還要條列出學歷、工作經驗和技能/證書等。 針對上述的每一項項目,基本上只需注意寫出自己在何處受過教育、任職的工作單位及職位,以及時間點。

至於在第二頁,就有多一點空間讓你好好行銷自己了。在這邊你可以加入自己的特殊技能或優勢,以及非常簡短的自我介紹和推薦。 總而言之,日本的履歷就像是一個條列式列表。

► 延伸閱讀:怎麼寫「履歷」才能通過書面審查?讓聘雇外國人才的專家給你建議!

何謂「職務經歷書」?

女子準備遞交自己的履歷

履歷書只是一個簡單的條列式清單,「職務經歷書(職務経歴書)」則是用來補充這些經歷的細節。與履歷書不同,職務經歷書沒有單一的通用格式,在呈現方法、描述形式等各方面都具有更大的靈活度。

職務經歷書最主要的功能便是延伸履歷書裡所提到的項目。撰寫方向大抵是,補充履歷書中列出的每項相關工作經驗,詳細說明在每個職位上的職責、這些職位有何重要意義,以及為什麼這些職位適合你等。這裡也是將放上你的作品集、工作成果的好地方。

總體來說,職務經歷書是用來描述以前的工作經驗,並用它來解釋你為何,及如何適合應徵該公司。

如何撰寫職務經歷書

女子提筆準備撰寫文件

雖然沒有標準格式,但還是有一些通用的方針可以讓你遵循。接下來就要介紹一些常見模板以及小技巧來豐富你的職務經歷書。有些部分是強烈建議不可缺少的,有些部分則可以根據個人喜好以及欲強調的內容去做排列組合。

標題和個人資訊

首先在第一頁(首頁)寫上職務經歷書為標題,接著填上日期、姓名和其他資訊,如聯絡方式等(看個人意願)。 不妨下載並參考下方的模板:

職務摘要

career summary
以上文字模板收錄於上述的職務經歷書範本,可自行下載使用。

大多數的職務經歷書都會在頁面上方加入一份職務摘要,放在您的個人資訊下面。這個部份不需要太多,約250字以內即可,簡要介紹你是誰以及目前為止所完成的工作內容。請注意,這個部分不是深入介紹經驗和技能的地方,只是為你的職涯做個簡單明朗的摘要。

相關技能

skills section

這部分就是展現你能夠為公司所用之處,是個人技能和成就的簡明清單。雖說把相關技能放在履歷書前面的寫法不是很普遍(一般會把它與其他技能的描述放在頁面底部;詳情見下文),但逆向操作、開門見山的提出,可以讓審查者快速留下深刻的印象。與放在下方的格式相比,這樣的寫法更讓人一目瞭然你想強調的部分。

職涯

職務經歷欄位

這部分可說是職務經歷書的核心。在這一段必須詳述讓審查者了解你之前從事過的的每個職位。每項工作的內容可以自由發揮,只要你自認和你欲申請的職位有相關和幫助即可。請記住,這份文件是用來確任你是否適合申請的公司或職位,因此請善用它來突顯你的優秀經歷和特別之處。

每個提到的職位,需要包含以前雇主的資訊。 這些資訊應包括:

  • 公司名稱
  • 產業類別
  • 公司成立日期
  • 資本額(股票)
  • 員工數
  • 年利潤

只需要加入相關資訊即可。 如果公司為非上市,就不需提供股票資訊。同樣的如果不認為前公司的創立時間或理念很有趣,就不需要特別把它寫進去。這個部分只是提供關於你前職企業的資訊,或介紹自己曾經在怎麼樣的公司工作過、公司規模、主要處理哪些業務等。

詳細介紹之前的每個雇主後,就可以好好描述你在該家公司的職位。 可以試著談談:

  • 工作職稱和部門
  • 在職時間
  • 處理過什麼業務
  • 管理經驗
  • 成就 / 表現

這個部分的重要性在於,突顯出你在每個職位上的經歷、成就、如何成長,以及過去經歷與現在欲申請的職位或公司有何相關。比如說,如果打算申請管理職位,請著重討論你曾經經手管理的項目、規模和範圍等。不管申請何種職位,重點是要著重強調你擁有與這個新職位相關的技能和能力。

過去你可能擔任過的職位都有所不同,但這也意味著你學到了不同的技能和經驗。因此你需要做的,便是好好闡述這些過往的職位是如何幫助你成為現在的你,如何讓你適合新職位。如果你曾在創意領域工作且已有一些成果和作品(如網站或設計作品等),也可以在這邊附上相關連結,讓你的職務經歷書就像是一份充滿吸引力的商品DM。

技能

繫能與證照欄位

詳細說明完你的職涯後,可以回顧一下自己的技能。在這個部分可以放入特定技能及相關證照資格等。根據你當前申請職位的需求,回顧過去的職涯,量身定制出你所擁有的技能。應該思考的是,你會的技能有哪些,欲申請的公司對哪些技能最感興趣。可以是非常基礎,也可以是非常專業的技能。如果你申請的是辦公室工作,最好寫下你使用Microsoft Office等文件處理軟體的經驗。而如果你要擔任專門職位,請寫出你在相關工作中擁有多少年的經驗和證書,以證明你適合這些工作。此外,如果你的母語並非日語,也記得提到自己的語言技能或JLPT的等級。

另外還可以在此處列出教育或其他相關經驗。比如你參與的志工服務經驗也讓你獲取了特定技能,或者你以前參加的產學合作計劃等等,這些不太適合放在上面的職涯部分的話,可以考慮放在這裡。

自我推薦

自我推薦欄位

這部分是你可以自由發揮的地方,於此直接說明你申請該職位的原因和目標。回顧過去的經歷,獲得的技能(特別是軟實力),將來希望達成什麼事情,以及這個職位如何幫助你實現這一目標。可以在這裡補充任何想要說的東西,但前提是,要弄清楚申請這個職位的原因,因為該公司最有興趣知道的即是什麼原因促使你申請這個職位,以及你能如何為公司帶來益處。

這部分不宜過長,與上述提到的職業摘要的長度大致相同即可,約250字。這裡的目標是簡明扼要地說明這個新職位如何適合你的人生。

履歷書上其實也有類似的部分。如果你兩邊都會撰寫自我推薦的話,千萬不要只是重複一樣的內容。 兩邊的自我推薦分別是對應不同的目的,履歷書偏向通用版、而職務經歷書則更具針對性。 企業審查者一定會仔細閱讀這份文件的自我推薦欄位,並注意你是否有好好花心思構思。

一般注意事項

男子正在筆電上撰寫履歷

最後這些是撰寫職務經歷書時,可以銘記在心的一些技巧和建議。在撰寫過程中可以不時提醒自己。

  • 你可以依照自己的喜好組織呈現你的經歷。最常見的方式是按時間順序排列,且大多數日本公司也比較喜歡這種呈現方式。不過在某些情況下,你可以將其順序倒著寫,或根據職位資歷排序以凸顯職涯發展。
  • 盡可能將職務經歷書保持在兩頁以下,最多三頁。太長的話顯得你沒有重點。如果是沒有工作經歷的求職者只需要寫一頁即可。
  • 保持內容具體和簡潔。確保你的優勢能夠脫穎而出,不會被華麗或過度的辭藻給隱藏。直接切入正題,且盡可能用最少的字數來描述你想要傳達的內容。
  • 要特別注意格式的安排,如行距是否一致,文本對齊(左對齊或居中對齊)是否一致。日本的審查者對這些視覺呈現的細節可是非常挑剔的!

在日本找工作一點也不難

一排穿著西裝套裝的求職者坐著就位

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