後疫情的求職新常識:企業線上面試禮儀及準備法則

自疫情發展以來,選擇以線上面試來進行徵才活動的日本企業也相應增加,對於許多求職者來說,雖然可以省下前往實體面試場合的通車時間,但首次面對線上面試,總難免會有不安和疑問。本篇整理出從事前到面試當天可以準備的方向和小技巧,包含面試時的禮儀等,希望能幫助您在下一場線上面試時,自信滿滿,充滿餘裕的迎戰!

在進入正式教戰前,想先來說一下究竟線上面試和現場面試的差別。

基本上面試官會提出的問題並不會因面試方式而有不同,這兩種方式最大的差別應該是在於線上面試必須倚靠電子器材並且需透過畫面來進行交流,所以在對談節奏上沒較難像平時一樣順暢,能直接感受到的表情變化和氛圍空氣也會相對低些。因此身為面試者,在面試前可以先將「影像聲音可能有傳送時間差、感官資訊量會較少」的概念放在心裡,若面試開始時覺得有些不順、和過去面試感受不同,也就不用太過於緊張囉!

面試前準備

▶︎場所、背景

首先,請選定一個較無雜音、安靜的環境,選擇咖啡廳或學校等地點可能會有不可控的周遭環境音等,可以的話最好是沒有其他人在的自家房間,也會比較安心。此外,必須要確定有穩定的網路,面試中如果因網路連線不佳造成影像聲音大幅延遲甚至是斷線,會影響整個面試的感受,也會消耗面試官的時間。

確認好地點後,請選擇一面乾淨作為面試背景。當背景有有過多雜亂的傢俱、充滿生活感的佈置或牆上的海報等出現時,可能會成為面試官吸收額外情報的來源並產生不必要的印象設定,為了避面出現差錯,建議以素面明亮且的牆面為主,

▶︎器材工具

當收到面試通知後,請依照企業提供的面試資訊提前下載通話的軟體工具,例如ZOOM、SKYPE、Google Meet等。下載完畢別忘了先打開試用,了解介面功能,若有需要註冊帳戶,也一併提前完成。若是本來就有帳戶,記得將帳戶大頭貼置換成求職時使用的照片,名稱部分也改為本名全名,才不會讓面試方感到疑惑。

面試時可以照個人習慣使用電腦、手機或平板都沒有問題。若是使用手機或平板,記得使用器具固定,不要手持,才能確保畫面穩定性。此外,建議將鏡頭位置調整到與目光平視的高度,這個高度可讓你自然呈現坐挺背打直的姿勢,看起來更有精神。距離調整則差不多是在可以露出肩膀、胸上程度即可,不會太遠看不到表情,也不會太近造成壓迫感。燈光部分則是以臉部可以清楚照亮,不會看起來陰沈黯淡就沒問題。

在面試時,為了確保聲音能確實傳遞,最好配合耳機一起使用。若是平時較不習慣線上通話,也可以先提前請家人或朋友幫忙,使用該連線工具試播,實際感受和熟悉當天面試的情境。對了,也別忘了將所有電子設備充飽電,或是直接備好電源線喔。

▶︎服裝

網路面試的服裝、髮型要求基本上和現場面試皆相同,基本上一樣需要正裝西裝出席、髮型整理乾淨不披頭散髮,除非是企業有直接表明可便服,不然即使是在家面試,也絕對不能因此就隨便穿,或是只打理上半身,下半身穿睡衣等。

▶︎緊急聯絡電話

為避免面試當天有不可預期的狀況發生,記得和企業的人事負責人提前確認緊急聯絡方式,若是面試當天網路真的不幸有狀況發生,也能直接以此備用聯繫方式聯絡到彼此,讓面試過程能順利走完。

面試當天

▶︎檢查面試環境、連線設定、整理儀容

終於到了面試日,在正式上場之前,先將平時使用的各電子設備的聲音及APP的通知關閉,避免影響面試或是讓自己分心。並且再度檢視一次網路連線、鏡頭角度等通話環境是否都沒問題,最後,也別忘了要到鏡子前面確認自己的服裝和髮型。

▶︎提前待機

在約定面試時間開始前,請保留至少10~15分鐘的空擋時間,這時所有的面試準備和器材都設定完成,可以坐定位置,培養一下面試的心情,讓自己穩下來。接著,可以在面試的約5分鐘前,提前進入通話會議室,等待面試官上線,避免讓面試官等待自己。若是約定時間開始後面試官沒有馬上出現也不用緊張,可以先等待一下,若超過5分鐘仍沒有上線,再打電話確認。

▶︎面試中角度、聲音、講話方式

面試開始後,如果不確定要怎麼開始,可以說「初めまして、◯◯◯です。本日はよろしくお願いいたします。こちらの音声は聞こえておりますでしょうか?」,從有元氣的打招呼開場,也同時確認對方聽得見自己的聲音。面試途中,要有意識地「看著鏡頭說話」,如此對方看起來才會是看著自己講話,較能表現出誠意,而當對方講話時,則可以看著影像畫面。此外,如文章開頭所提,線上面試較難去感受對方的表情和溫度氛圍,因此,若有餘裕,建議可將聲音稍微放大一點,且將反應都比平時再提高一些,幫助對方感受到您的熱情。

面試中突發狀況怎麼辦?

狀況一:連結無效、聽不到聲音、電腦臨時故障等

若是聽不到聲音時,不要緊張,先馬上確認是否因為接觸不良,電源線是否接好,又或是按到介面上的靜音按鍵;若是電腦臨時有狀況時,則可趕快改為手機或平板進行面試,因此建議可以同時將企業會使用的面試工具同時下載到兩種不同電子設備上以備不時之需。而若是真的都沒辦法改善,這時就可以將事前和採用擔當詢問到的聯絡方式聯繫,再看後續要怎麼處理。

狀況二:緊張到腦袋一片空白怎麼辦?

面試時難免都會緊張,如果真的怕突然說不出話來,有一個小妙招,可以提前做好小抄便條紙,將這場面試中絕對想要表達的重點寫上,並貼於電腦鏡頭的左右兩側,如此便可以給你一些提醒,看著鏡頭旁的便條說話時,視線也不會垂到桌面上,讓對方感覺您缺乏自信或是對這個職位興致缺缺。

最後,當面試到達尾聲,和面試官道謝並等待對方先離開會議室後,自己再離開視窗,線上面試就大功告成囉!

只要做足上述準備,便能排除掉可能的狀況,更專注地集中在準備已久的內容和想法,好好在面試過程中言之有物且充滿魅力地傳達給面試官,如此就更有機會拿到心目中的職缺。那麼,就祝福大家都線上闖關順利囉!

本文資訊均以公開時為準。

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