蓋章也不忘鞠躬?日本印章文化及商務蓋印禮儀介紹

印章給人的印象不外乎具有「認證」及「權力」的象徵,無論是個人或企業,在職場互動或日常申辦存摺等,每個人都務必會有需要使用到印章的機會。而日本社會中也存在著獨特的印章文化,即便到了數位化的現在,印章仍是用來證明身份的最上策。本篇將為您深入介紹並探究蓋印時的基本禮儀,幫助您在未來遇上任何須蓋章的場面都能沈穩過關!

印章還有分種類?

印章在日文中稱為「印鑑」,也被稱為「判子」,在日本社會中,個人印章中主要又細分為實印、認印銀行印三種類型,接著一起來看看不同類型印章分別該在什麼場合使用。

實印(じついん)

也就是您在市區町村役所中登錄在住民票上的印章。因為在此印章在政府機關完成印鑑登錄,因此是最能代表您的個人印章。任何在日本生活會需要到政府機關提交申請的資料、租房、購物購車等重要簽約場合時,都必須使用實印,有時後甚至還可能會被要求提出印鑑證明,已確保您當下蓋印的印章為實印。也因此,為了確保安全性和不易偽造性,通常實印會交由印章專門店製作,不會直接使用文具店或百元店販售的便章。

銀行印(ぎんこういん)

顧名思義是能證明您是該金融機關帳戶所有人的印章,通常也就是第一次到該金融機關開戶時所使用的印章。目前雖然有些銀行也開放以親筆簽名代替銀行印,但基本上在新開戶時,銀行印仍是不能少的。此外,在銀行窗口提領現金、申辦信用卡、辦理房租或水電費等帳戶扣款時,也都會需要用到銀行印。

認印(みとめいん)

認印是日本日常生活中最常出現的印章,無論是收取宅配包裹、學校或公司內部確認文件等場合都會使用到,通常章上僅刻有姓氏,不少日本人還會同時有兩個認印以便可隨時在公司和家裡都能使用呢。就定義上來說,也就是沒有被登錄在戶籍和任何金融機關上的印章。

雖然三款印章在法律上的效力有強弱之分,但別忘記,即便是沒有登錄過的印章,仍在法律上是有承認效力的,印此在任何需要蓋印的場合前,都請記得要確認過內容再下手喲!

署名&記名?有什麼不同

在簽訂契約、合約時,當事人畫記自己姓名的方式分別有「署名」和「記名」兩種,若是本人親筆簽名即為署名,而除了親筆簽名之外,例如由他人代筆、用印等場合則稱為記名。根據日本國內新商法地32條指出「所有應當署名的場合,也可以以記名押印替代。」也就是說,署名和記名加上押印具有相同效力,合約上即使只有署名也可以構成有效合約。不過雖說如此,目前日本社會上仍不習慣只有署名的簽約,因此一般來說仍存在著署名後方仍會要求壓印蓋章的習慣。了解這兩個名詞的差別,也能讓您對自己的權益更加清楚!

日本印章禮儀

日本是個凡事皆重視禮儀的國家,在蓋印印章上也有其特別的印章文化,想在日本職場闖關,這個看似瑣碎不重要的印章工具,還有一些眉角得注意,接著一起來看看!

外觀

株式会社設立の定款

首先來看看印章的外觀,日本的個人印章基本上為圓型(丸棒)印章,而台灣常見的方形印章(角印),在日本則通常是企業行號在發行收據、報價單等場合時做為認印使用,此外,日本國璽和天皇御璽也是方形印章,日常生活中很少會看到方型印章。因此若是直接將原先在台灣使用的方形印章在日本職場使用,對於一般日本人來說有可能會較不習慣。

尺寸大小

印章的尺寸大小通常為實印>銀行印>認印,在製作個人印章時首要決定的就是尺寸大小。

除了實印會依據地方有不同規則外,銀行印和認印可依喜好來製作,而沿習著過去的習慣,女性的印章也會在比男性的較小一些。若是在公司使用的認印,在購買製作時,一般建議以10.5mm或12.0mm為主,如果是一般非管理職位,則可以直接選擇10.5mm,因一般職場上有著「印章尺寸不能比上司大」的禁忌。

三種類型印章的建議的選用尺寸,可請參見下表:

實印銀行印認印
規則 根據註冊登錄地區有不同
(通常為直徑8.0mm ~ 25.0mm)

男性15.0mm ~ 18.0mm13.5mm ~ 15.0mm10.5mm ~ 13.5mm
女性13.5mm ~ 15.0mm12.0mm ~ 13.5mm10.5mm ~ 12.0mm

字體選擇

隨著印章的不同使用場合,字體也有不同的選擇需求。實印和銀行印為避免偽造,以「較難辨識」的字體為主,例如篆書體、印象體等;而認印則以「易辨識」的古印體、隸書體、楷書體、行書體為主。若是認印卻採用過於複雜的字體,反而會讓同事看不出該份文件負責人是誰引來困惑。

印面文字

刻印十字面可選擇「姓氏」「名字」或「全名」三種規格。一般來說實印會希望呈現出較複雜的印面,因此建議使用全名,不過在日本,女性結婚後仍有隨丈夫姓氏的可能,因此也可以選擇只以名字來製作,可省下得重做印鑑證明等各種政府手續。

有關不同種類印章的刻印名稱建議,請參考下表:

實印銀行印認印
規則登錄於住民票上的名字
男性建議使用全名建議使用全名依照場合選擇僅用姓氏等
女性建議使用名字
(無姓氏)
建議使用名字
(無姓氏)
依照場合選擇僅用姓氏等

謎之蓋印方式:蓋章也要「有禮貌」?

您是否也會覺得奇怪,蓋印章究竟要怎麼行禮致意?一般來說,蓋印章時會希望能夠蓋得正,而在日式印章文化,卻存在一個稱為「鞠躬蓋印(お辞儀ハンコ)」的社交禮儀,也就是當有需要一層層會簽蓋章的文件時,得將印章往左傾斜來蓋印。

往左傾斜的原因在於「顯示對比自己位階高的上司老闆們的敬意」,這個動作就得以體現出傳統日本企業對於階層地位的重視。雖然並不是每間公司都有這樣的蓋印習慣,但這個獨特的商業潛規則在部分商社、銀行和上下位階明確的公司中是確實存在的。若是新進社員,不妨觀察一下周遭同事或前輩們在文件的蓋印處是否有採取這個鞠躬蓋章的模式,便可以快速了解公司風氣。

雖然隨著疫情和全球化發展,日本的政府機構和企業單位也開始推行居家辦公、遠距上班,但現實是不少企業員工有時卻仍因需要蓋印文件而不得不進公司。在這樣的情況下,部分日本企業和也開始考慮是否需要調整作業程序,政府也有提出廢除印章的想法,希望能以電子工具來代替紙本作業和實體印章。在數位化的「無印章生活」正式來臨之前,希望上述內容對您的在日生活能帶來一點幫助!

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