ほうれんそう與コンプライアンス 日商最敏感的兩個必備常識

進入日本的公司前,覺得日本人做事好像很嚴謹;進入日本公司後,才發現所有都是其來有因。在日商工作時,有兩個一定要知道並時時掛在口邊的名詞─「ほうれんそう」及「コンプライアンス」。有時它們是最好的武器,但有時是禁錮手腳的囚具。究竟這兩個名詞,在日商裡有多重要呢?

你今天ほうれんそう了嗎?

ほうれんそう,這個詞在1982年之前都只是代表著菠菜。但是在1982年由山種證券的社長山崎富治提倡工作要謹記「報告」、「連絡」、「相談」──簡稱「報・連・相」之後,ほうれんそう可以說是成為了新人剛進公司時的一大壓力來源。

究竟「報・連・相」是什麼呢?

報告:部下在處理上司的指示時,要報告途中經過。
連絡:摒除自己的意見和憶測之後對相關人員報告。
相談:自分無法做出業務上判斷時,詢問上司意見。

簡單來說,就是在公司處理事務的時候,要營造出上司跟部下能順利溝通的環境以減少工作上的誤解和糾紛。立意雖佳,但在日本公司大肆採用這個概念之後,卻逐漸走向逼死基層的窘境。到底報連相出了什麼問題?

1.上司的心態

大部分的上司都會要求部下要秉持著報連相的概念,做到報連相的行為。但是,上司卻不會要求自己對部下這麼做,而將自己放在一個只聽不說的地位上,導致溝通變成單方面的報告,失去了報連相的意義。

2.推卸責任的利器

有些日本企業的員工會特別強調報連相的第三項「相談」,無論大小事都拿去跟上司討論,或是有跟上司報告但都沒有報告重點的地方,讓事情或計畫一直拖延下去,無法順利推行。這時候,如果出問題被更上層的人問及責任,就會相互以「我有報告但上面的人遲遲不下決定」、「我根本不知道,為什麼都沒跟我報告」等推卸責任。

3.等我問問上司

越是需要臨機應變的時候,越會出現所謂報連相的利弊。通常在大型活動的時候,會事先分配好各人的職責與職務範圍。但是遇到突發狀況後,很常出現該區負責人都要去問活動負責人才能下決定的狀況,一等就是一小時。如果基層的人在問到答案前擅自處理好該狀況的話,有時還會被指責越權,而且沒有做到報連相等。所以與其自己擅自解決,更多的人寧願一起等答案也不願意被罵。

正因為上述三種主要弊病,反而讓基層難做事,高層也難指示。再加上近年來的員工自我意識較強,不像以前那樣任打任哀,所以近期開始出現像「確認、連絡、相談」、「柿子乾與橘子(『ほしかき』と『みかん』)」等口號,呼籲企業不要再採用或濫用報連相,追求更高的工作效率。而無印良品也在2013年公開表示自家公司並未採用報連相,因為認為報連相無法幫助公司帶來好成果。

24小時都要コンプライアンス

コンプライアンス,是近十年來最讓日本公司及員工覺得敏感的一個名詞。無論是剛進公司的員工,或是已經進公司多年的人都必須定期接受相關教育,以防大家作出違反行為。

簡單來說,日本人所指的コンプライアンス是指遵守倫理法令。意思是無論要做什麼新企畫,或是在外部參加活動,又甚至只是在回家路上,都要謹守社會倫理及法令,做出合理的行動,防止公司形象受害或違法,影響大眾對公司的觀感,最糟還有可能導致公司經營狀況出問題。

比方說,不可以盜用無著作權的圖放在文章裡或網站上;不可以在網站上寫一些有關公司的小道消息;不可以強迫部下下班一起去喝酒應酬;不要用公司電腦做私人的事;在搭電車的時候如果掛著員工證,就不要擠人或喝得醉醺醺地睡倒在電車上,不然會造成公司形象受損;或是在規劃新企畫時,只要有可能會讓部分民眾反感的部分內容,就要刪除。

正因這個コンプライアンス的範圍太廣,已經到了被濫用的程度,讓它成為公司裡一個很好的自虐及拒絕理由。基本上只要上司或有人覺得「這個在コンプライアンス上不妥(コンプライアンス的にダメです)」、「要問問看コンプライアンス審查部」,十之八九就無法順利推行。

忍耐、拒絕還是接受 一切看個人

報連相跟コンプライアンス這兩個概念,在日本企業當中可說是無所不在,越資深的大公司越容易出現。對自由獨立作業習慣了的台灣人來說,或許是個綁手綁腳的枷鎖。但是一旦選擇進日商之後,就必須與這兩個概念以及精通這概念用法的人們共存。要忍耐、要拒絕還是要接受,一切都要看自己是如何解讀跟運用,沒有所謂正確解答。希望這次的介紹,能成為想進日商的人的一點參考囉。

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